ダブルブッキングを防止する方法と無料ツールを紹介！

同じ日時に対応可能な数を上回って予約をいれてしまうことをダブルブッキングと言います。

例えば、同じ日時に会議を2件入れてしまったり、サロンなどで一人で経営や施術をしている方で同じ日時に2件お客様から予定を入れてしまう…などといったものです。

このようなトラブルを避けるための対策方法や、それに役立つ便利なツールを紹介します。

ダブルブッキングをしてしまう原因

ダブルブッキングをしてしまう原因の代表的なものを解説します。

会社内や、店舗のスタッフ複数人で予定を管理していると、予定の共有が不完全になってしまい、スケジュールの確認ができなかったなどの理由で重複して予定を入れてしまうこともあります。

一人で予定の管理をしている場合などに起きやすいのが、予定をスケジュール帳やカレンダーアプリなどに記入せず、そのまま忘れてしまい、他の予定を入れてしまう場合などがあります。

まだ決定していない仮の予定を入れてしまうことで、予定の優先順位が定まらず、予定を重複して入れてしまい、いくつかの仮予定が同じ日時で決定してしまうなどによって、ダブルブッキングにつながってしまいます。

メモ帳やスケジュール帳を利用して手書きで予定を管理する方法もありますが、手書きだと記入するのを忘れてしまったり、確認することを忘れてしまう場合もあります。

スマホで使えるスケジュール管理アプリを利用すれば、予定のリマインダー通知をしてくれたり、複数人で予定をリアルタイムに共有することもでき、音声でスケジュールの登録をすることもできます。

Googleカレンダーは、人気の無料カレンダーアプリです。

iPhoneカレンダーとも同期ができ、様々なスマートフォン端末で使うことができます。

音声で予定を入れることができたり、予定の5分前にリマインダー通知を行ったり、スマホのホーム画面にウィジェットとして予定を表示することもできます。

Google MeetというビデオミーティングツールのURLを自動発行してくれるので、予定に参加しているメンバーはURLをクリックするだけで簡単にビデオミーティングを行うことができます。

Googleアカウントと同期すれば、万が一スマホの故障などがあっても、Googleアカウントでバックアップが取れるので安心です。

TimeTreeは、無料で使えるシンプルで高機能なカレンダーアプリです。

先ほど紹介したGoogleカレンダーとも同期ができ、グループを作成すればグループ内で予定の共有ができます。

タスクリストやメモも書くことができ、それもグループと共有ができ、一目で誰がどの予定をいれているかわかりやすいのでスケジュール調整もラクに行うことができます。

少人数のグループや社内、コミュニティなどではスケジュール管理アプリで十分かと思いますが、セミナーや飲み会、イベントや、サービス業を営む個人事業主の方には、この予約システムがおすすめです。

tolは、無料予約システムアプリです。

パソコン不要でアプリで必要な情報を記入していくだけで3分程度で予約用webページが完成します。

多くの方が参加する飲み会、セミナー等にはもちろん、サロン系やスクール系のサービス業をしている方のネット予約システムとしても便利に使えます。

イベントやメニューを登録し、開催日時や定員数を入力しておけば、あとは自動で予約受付をしてくれます。そのため、ダブルブッキングを起こしにくくなります。

他にも決済機能や予約リマインドメールなど様々な機能を無料で使うことができ、非常に便利なツールです。

長年人気の予約システムです。

無料プランも用意されており、スマホで使うことができます。

有料ですが集客をサポートする機能やzoom連携機能もあるため、予約業務を必要とする事業主の方や、オンラインレッスン、オンラインセミナーなどを行う方には必見のツールです。

こちらの予約機能も、イベントやメニューを登録し、定員数や開催日時を登録するだけで自動で予約の処理を行います。

今回は、お仕事でのダブルブッキングを防ぐ方法を紹介しました。

自分の努力で気をつけるようにする、だけではなく、無料のツールを使うことで効率よくスケジュール管理ができるようになります。

代表的なツールとして、スケジュール管理アプリや、予約システムをいくつか紹介しました。

無料で使えるので、ぜひ使ってみてはいかがでしょうか。