ヨガやピラティスの指導に集中したい一方で、予約対応やスケジュール調整、売上管理などの事務作業に追われている方も多いのではないでしょうか。とくに、少人数制の教室では人的対応だけでは限界があり、業務効率化は急務といえるでしょう。
予約システムを導入することで、予約受付の自動化やキャンセル対応、回数券管理などがスムーズになり、講師やスタッフの負担を大きく軽減できます。
本記事では、ヨガ・ピラティス教室に適した予約システムの機能や選定時のポイント、教室規模やレッスン形式に応じたサービス選びのコツまでを詳しく解説します。
こちらの動画でも、ヨガ・ピラティス教室におすすめの予約システムをご紹介しています。
ぜひご覧ください！
目次
そもそも予約システムってどんなもの？
結論から言うと、予約に関する業務を代行し、その業務の効率化を実現するのが予約システムです。
まず、予約に関する業務の流れを矢印で表現すると以下のような形になります。
上記業務を、すべてDMやメール、手作業で行おうと思うと、かなり時間がかかってしまいます。
普段手作業でかかっていた時間や手間を、もっとサービスの質向上に集中するために削減できるのが予約システムなのです。
ヨガ・ピラティス教室運営で予約システムを導入するメリットとは？
予約システムは飲食店や美容室、宿泊施設だけでなく、教室やスクール運営においても、予約システムを導入することによってさまざまなメリットが生まれます。
ヨガ・ピラティス教室が予約システムを導入するメリットは、以下の4つです。
- お客様にとって予約がしやすい
- 予約の受付・管理の手間が省ける
- スケジュール調整がかんたん
- 支払いや売上管理を効率化できる
1. 予約がしやすい
まずメリットとして大きいのが、生徒にとってのメリットです。
予約システムを用いたネット予約なら、電話をしたり、教室まで行ったりする時間や手間がかかりません。レッスン時間中でも夜間でも予約ができます。
通勤の時間や、お家での少し手が空いている時間に、気軽に予約が可能です。
この教室に通ってみたい！と思った新規の生徒にとって、受講までの心理的ハードルが下がるメリットもあります。
2. 予約の受付や管理の手間が省ける
予約の受付方法には、さまざまな方法が存在します。
電話予約では常に電話に出れるスタッフを配置しておくか、小さな教室の方だですと、そもそも仕事中に電話に出れない場合もあります。
メールやダイレクトメッセージでの予約受付だと、予約を確定するまでに生徒とスケジュールのやりとりを数回行う必要があり、実際に予約が確定するまでに時間がかかるでしょう。
さらに予約件数が増えてくると、さらに手間が増え、スケジュールの確認漏れなどでうっかりダブルブッキングをしてしまう可能性もあります。
予約システムなら、そういった作業を効率的に、かつミスなく可能です。
ネット上で予約を自動で受付処理してくれたり、システムによっては予約確定の確認メールや、予約のリマインドメールを自動で送り、ドタキャンや予約忘れを防いでくれたりします。
3. スケジュール調整がかんたん
自分で予約受付可能な日時や、定員数を登録すれば、予約システムが自動で生徒から来た予約を受付をしてくれます。
定員数を超えた場合に自動で受付終了してくれたり、キャンセル待ち機能や承認制の予約にも対応したりできる予約システムもあります。
ダブルブッキングを防止でき、かつ生徒お客様自身に空いている日にちから予約を入れてもらえるので、何度もDMやメールで、授業やレッスンの日程調整をされていた方には、メリットを感じやすいでしょう。
4. 支払いや売上管理を効率化
近年では多くの予約システムに、予約時の事前決済や、月額決済ができる機能が導入されています。
生徒様にとっては、教室で会計のやりとりをしなくて済む点がメリットです。
加えて、教室運営側にとっても以下のメリットがあります。
- 予約キャンセルを減らせる
- 集金や会計などが簡単で、しかも後からの確認も楽チン
- お釣りを準備する必要などがない
- 月謝の受け取りの管理をする必要がない
そのため、毎回レッスンの度に集金する手間を感じている方や、売上管理に煩わしさを感じている方には、メリットを感じやすいでしょう。
教室やスクール運営ではどんな予約システムを入れるべき？チェックすべきポイントはこれ
ヨヨガ・ピラティス教室が予約システムを導入する際に確認すべきポイントは、以下4つです。
- オンラインレッスンに対応しているか
- 利用料の負担が大きくないか
- スマホでも利用できるか
- 必要な機能が揃っているのか
1. 利用料の負担が大きくないかどうか
基本的には予約システムの多くが、支店がある店舗や、複数スタッフが在籍するような店舗を想定した機能と価格設定になっています。
安い利用料で使おうと思っても、受付可能な予約数に上限が設けられていたり、便利な機能の一部は使えなかったりするのが一般的です。
結局不便なく予約システムを使おうとすると、月額で数千円〜3万円、年額にして30万円以上になる場合もあります。
さらには年間契約のシステムも多いため、一度契約して期待していたものと違ったからやめる。といったことが現実的に困難なケースも存在します。
本当に支払い続けられる価格かどうか確認し、お試し期間があるサービスならまずそちらを使ってみることも大事です。
2. スマホで利用できるかどうか
前述のとおり、予約システムは一定規模以上の店舗向けに作られていることが多いため、パソコンからでないと利用ができない設計となっていることが一般的です。
パソコンを持っていない方や、パソコン作業をする時間的な余裕のない方には非常に不便な点です。
教室の開催場所が固定した一箇所ではなく、移動が多い場合にはスマホで予約管理ができる方が嬉しい方も多いでしょう。
スマホで予約管理ができるサービスも増えてきてはいますが、基本はPCを想定されているものが多めです。そのため、スマホで使用こそできるものの、使い心地やデザインが最適ではないものばかりです。
日々の業務で利用するなら、ストレスの少ない使い心地かどうかが重要になります。
3. 必要な機能が揃っているか
自身のビジネスに合った機能があるかも確認しましょう。
【事前決済が必要・月謝制のスクールの場合】
月謝制の教室やスクールの場合、あると便利なのが月額支払いシステムです。また、月額支払いではなく、毎回自由に参加できる教室の場合、事前決済機能がある予約システムを選ぶと、毎回の料金支払いの手間や、支払い済みの生徒の管理の必要がなくなります。
【オンラインレッスンがメインの場合】
近年増加しているオンラインレッスンに対応して、zoomと連携できる機能があると便利です。
もしくは、予約リマインドメールの文面を自由に変更できる機能がある予約システムを選び、事前にメールでzoomのURL等を送付できるようにすると便利かと思います。
【本当に必要な機能は何？】
自身のビジネスの流れと、それぞれの業務にどれだけの手間（時間と精神的な負荷）がかかっているのかを整理することが重要です。
こうすることで必然と、必要な機能が見えてくるかと思います。
4. オンラインレッスンに対応しているか
オンラインでの授業を行う場合、Web会議ツールとの連携機能を備えた予約システムが不可欠です。
たとえばZoomと自動で接続できるシステムを導入すれば、予約完了と同時にURLが受講者へ自動送信され、手動での案内が不要になります。人的ミスや連絡漏れを防げるだけでなく、業務の効率も大幅に向上するでしょう。
さらに、文面をカスタマイズして必要情報を添えられる機能があるかも重視すべきです。とくにオンライン指導が多い教室では、予約から受講までの導線をシンプルに整えられる点が評価されています。
教室の運営負担を軽減しつつ、生徒にとっても安心して参加できる環境を用意しましょう。
ヨガ・ピラティス教室に特化した機能を持つ予約システムの特徴
ヨガ・ピラティス教室の運営における予約の利便性を高めるには、一般的な予約管理機能に加えて、スクール特有の課題を解決する仕組みが不可欠です。
以下では、ヨガ・ピラティス教室に特化した機能を持つ予約システムの特徴を3つ紹介します。
- キャンセル待ちやレッスン回数券に対応している
- 担当インストラクター別の予約枠設定ができる
- 生徒ごとの通塾履歴や好みの記録ができる
キャンセル待ちやレッスン回数券に対応している
定員制を導入している教室では、キャンセル待ち機能が必須です。満席時に自動で待機リストへ登録され、空席が発生すると繰り上げで予約が確定します。スタッフによる連絡作業を省略でき、顧客も都度の確認連絡を不要と感じやすくなります。
また、デジタルの回数券・クーポン発行が可能な予約システムであれば、紙の紛失リスクや手作業の負担も解消されるでしょう。回数券・クーポン発行は、再来店の促進につながる仕組みとしても機能します。
担当インストラクター別の予約枠設定ができる
複数の講師が在籍する教室では、講師ごとの予約枠を設定できる機能が重要です。カレンダー表示で各講師の空き状況を視認しやすく、希望に沿った予約がスムーズに行えます。
さらに、指名予約が可能であれば、インストラクターと顧客のマッチング精度も向上するでしょう。教室側ではスマートフォンやタブレットから予約状況を確認でき、情報共有も効率的です。
メール対応を必要としない分、スケジュール調整にかかる時間を削減し、運営の快適さを維持できます。
生徒ごとの通塾履歴や好みの記録ができる
生徒の対応を最適化するには、予約履歴や個別の習熟度データを一元管理できる仕組みも欠かせません。予約システムを導入すれば手入力の手間なく情報が蓄積され、表計算ソフトを使う場合と比べて業務効率が向上します。
属性ごとのセグメント分けにより、目的に応じたメルマガやクーポンの配信が実現しやすくなる点もメリットです。とくにレベル別クラスを展開している教室では、適切な情報提供により満足度を高める工夫として活用が進んでいます。
ヨガ・ピラティス教室の予約システム選びで失敗しないための比較ポイント
ヨガ・ピラティス教室向けの予約システムは、機能や価格面に大きな差があります。
導入後に後悔しないためにも、コスト面と機能面の両面から冷静に検討し、目的に合った予約システムを選ぶことが大切です。
無料プランでも実用可能かどうかを確認する
無料プランがある予約システムは、個人経営の教室や開業初期の運営に向いています。ただし、予約件数や機能に制限が設けられていることが多いため、実用性があるか事前の確認が不可欠です。
操作画面の直感性やスマートフォン対応の有無、サポート体制の整備状況など、細かな要素も比較しましょう。とくに導入初期の段階では、使いやすさが日々の運営効率に大きく影響します。無料で試せる範囲で、実務に支障が出ないかどうか見極めましょう。
月額コストに対する機能のバランスをチェックする
月額料金だけを重視して予約システムを選ぶと、後に予想外の不便さに直面する場合があります。安価なプランでは、DM送信数や予約受付数に制限があることも多く、オプション機能に追加料金が発生するケースもあります。
一方で、高額なプランが必ずしも自社に適しているとは限りません。月額費用の負担が大きくなりすぎないか考えつつ、機能面とのバランスを見極める姿勢が重要です。
予約システムにかかるランニングコストを試算する
予約システムは月額料金に加えて、さまざまな手数料がかかる場合があります。例として上げられるのが、オンライン決済機能の利用により、売上の一部が手数料として差し引かれる仕組みです。
さらに、一部の機能は無料プランでは制限されており、追加機能を使う際に別料金が必要になることもあります。手数料のコストは導入当初よりも後に響いてくるため、月額料金だけで判断せず、全体の維持費用を事前に見積もることが欠かせません。
あくまでも、長期運用を見据えた試算が求められます。
まずは機能やプランの豊富さで比較したい方は、最新の予約管理システムの総合比較を。初期費用を抑えたい場合は、完全無料の予約システムも参考にしてみてください。
ヨガ・ピラティス教室やスクールビジネスが使いやすい予約システムはこれ！
ヨガ・ピラティス教室におすすめな予約システムは、以下の4種類です。
- freee予約
- STORES予約
- FreeLesson
- クラウドリザーブ
1.freee予約
freee予約は、個人事業主向けのスマホやタブレットで使える予約システムアプリです。
無料で、誰でも、すぐにスマホ1台で予約用webページが作成が可能です。
他の予約システムでは有料で提供されている、顧客台帳機能、予約リマインドメール機能なども無料で利用可能です。
しかも、予約件数の制限なしで使用できます。
費用やWeb技術、時間などのさまざまな理由で、これまで予約システムの導入が困難だった方や、電話やSNS・メール等で予約を受けていた方も、無料で、誰でも、すぐにネット予約をはじめることが可能です。
またアプリのため、スマホ・タブレットからシンプルな操作で、予約システムを運用することが可能です。
そのため、「パソコンがない」「外出が多い」「操作が難しい」など、さまざまな理由でネット予約が困難だった方にもおすすめの予約システムです。
【無料で使える機能】
- 予約管理機能
- 予約のリマインドメール自動送信機能
- 予約受付時の応答メール自動送信機能
- 顧客台帳機能
- 事前決済機能
- 予約が届いた際のプッシュ通知、メール通知
無料で予約管理ができ、予約件数の制限もありません。
予約のリマインドメール機能や、予約したお客様の顧客情報を自動で蓄積する機能や、予約が入ったらスマホ端末にプッシュ通知をしてくれる機能も無料でお使いいただけます。
【有料で使える機能】
- 追加質問機能
- グループ予約機能
- オプションメニュー機能
- 予約ブロック機能
- オリジナルメール機能
- オリジナルロゴ機能
- SNS連携機能
有料のBusinessプランは、無料で使える機能の他に、予約時に予約者様の同行者様の分まで予約が可能となる「グループ予約機能」や、予約時に予約者様が入力するお名前や連絡先などの基本事項に加えてショップ側で自由に質問を追加できる「追加質問機能」などがあります。
Businessプランは、月額3,180円からご利用が可能です。
【こんな方におすすめ！】
- スクール系ビジネスをしている
- 1人または少数人数でビジネスをしている
- パソコンを持っていない
- 無料で予約システムを使いたい
- 最近個人事業主になった
予約管理はもちろん、さまざまな機能も使えて無料・無制限なのが魅力的なスマホアプリです。予約システムを初めて導入したいと考えている方でも使いやすいです。
2.STORES予約
8万事業者以上8万事業者以上に利用されている人気の予約システムです。
大手企業や公共機関などにも利用されており、さまざまな業種に対応しているので、予約システムを初めて導入しようと思っている方にも安心して使い始められます。
【無料で使える機能】
- 月間100件までの予約受付
- 月額課金
- ネット決済
最低限の予約機能にプラスして、無料プランでネット決済ができる点や、月謝制のスクール系ビジネスなども利用しやすいのが魅力的です。
ただし、利用料の負担に関しては注意が必要です。
無料では月間予約受数100件までしか対応しておらず、100件以上に予約を受け付けてしまった場合、せっかく受け付けた予約の内容が確認できません。
そのため、自身のサービスが無料で使える上限に達していないどうかを判断して導入いただく必要があります。
【有料で使える機能】
- zoom連携
- 現地決済
- メルマガ・DM配信
- キャンセル待ち設定
- 予約リマインドメール機能
- 回数券
月額6,480円から利用ができます。年契約だとさらに安くなります。フリープランよりもかなりリッチで充実した機能が使えます。
集客をサポートする機能や、近年増加したzoom等を活用したオンラインサービスにも使いやすいのが特徴です。
有料プランでは、予約確認メールや予約リマインドメールなども自動配信されるので、予約業務の負担が大きく削減できます。
スマホでも管理画面は提供されており、スマホのみの方でも使うことが可能です。
しかし、基本はPCユーザーをメインで想定されているので、やや使い辛いかもしれません。
【こんな方におすすめ！】
- スタッフが数名以上いる
- zoomを使うビジネスをしている
- 美容室等のサロン系のビジネスをしている
- 集客システムも一緒に組み込みたい
ビジネスが拡大してきてスタッフ数が増えた方や、オンラインレッスン等を行なっている人には充実した機能が揃っていると言えるでしょう。
3.FreeLesson
FreeLessonは、スクールのために作られた予約システムです。
一般的なサービスの予約よりも、教室やスクールの予約はキャンセルが多い点に着目し、他の予約システムのような、キャンセルされた予約もカウントした予約件数を基準にした従量課金ではなく、スクールの収益構造にフィットした料金システムを導入しています。
アクティブな生徒の数と、校舎の数を基準とした料金システムになっています。
【無料で使える機能(1ヶ月間のトライアルプラン)】
- 予約/キャンセル受付締め切り機能
- 指名機能
- キャンセル待ち機能
- 予約リマインドメール
- シフト管理/タイムカード機能
- 月謝請求機能
生徒向けの機能はもちろんのこと、教室運営側にとってもリッチな機能が充実しています。
複数の講師やスタッフを持つ教室なら、シフト管理機能やタイムカード機能があるのは嬉しいポイントかと思います。
ただし、無料トライアルプランだと決済機能や、メルマガ配信機能はなく、校舎追加もできません。
【有料で使える機能】
- メルマガ配信
- 決済機能
- デザイン変更機能
有料プランのクラウドプランだとさらに上記のような機能が使えるようになります。
ただし、デザイン変更についてはHTMLの知識等が必要になります。Free Lessonに代行してもらってHTMLを変更することもできるようです。
初期費用132,000円、月額33,000円から利用ができます。
月謝プランは初期費用が無料(キャンペーン開催による無料とのことなので、期間限定の可能性があります。)、月額は初月無料、11,000円で利用ができます。
予約管理やリマインドメール等のメール配信、レッスン記録機能は使えませんが、主に月謝請求機能が使えるプランになっており、月謝回収だけしたいという方には低価格で利用ができます。
【こんな方におすすめ！】
- 複数の校舎を所有している
- 講師やスタッフ数が多い、または増えてきて管理に困っている
- 月謝タイプのスクールを運営している
予約管理に加えて、スクールに携わるスタッフ・講師の人数が多い場合や複数の校舎を利用している方にとっては、運営側の管理もできるのはかなり魅力的だと思います。
4.クラウドリザーブ
クラウドリザーブ│無料でも使えるクラウド型の予約システムです。教室・スタジオ・クリニック・会議室等、用途はさまざまです。
クラウドリザーブの予約システムは、スタジオ運営者と協力して作り上げられました。
そのため他の予約システムと比べて、スタジオ運営者向けの予約システムとなっており、ヨガ・ピラティス教室を運営している方におすすめの予約システムです。
【無料で使える機能(2ヶ月間のフリープラン)】
- 予約管理/予約キャンセル機能
- キャンセル待ち機能
- メール配信
- 予約振替機能
無料のフリープランではすべての機能が使えます。しかし、予約受付の上限は200までとなっています。
リッチな機能こそないものの、シンプルで使いやすく、他の有料プランの価格も他の多くの予約システムに比べ、低価格なことも魅力です。
一般的にお試し期間やフリープランの適用期間は1ヶ月や14日間が多い中で、クラウドリザーブは2ヶ月も利用ができます。さらに、フリープラン適用後は無料でライトプランの利用ができます。
では、ライトプランや有料プランについて、価格や機能について説明します。
【有料で使える機能】
有料プランには、「ライトプラン」「ベーシックプラン」「プラチナプラン」「オーダーメイド」があります。
全機能が使えるフリープランから、キャンセル待ち機能と、メール配信機能等を除いた機能が使える「ライトプラン」、メール配信機能を除いた「ベーシックプラン」、すべての機能が使える「プラチナプラン」、全機能をベースにして、オーダーメイドのシステムを作ってくれる「オーダーメイド」があります。
【こんな方におすすめ！】
- 低価格で予約管理をしたい
- 生徒数が10人前後で、生徒の予約が定員数から溢れることはない
- リッチな機能は必要ない
シンプルな機能面で十分な方にはフリープランやライトプランで無料で予約システムが使用できるのは嬉しいポイントです。
まとめ
今回は、ヨガ・ピラティス教室における予約システム導入のメリットや選び方の基準、主なシステムの特徴について解説しました。
予約対応の自動化やスケジュール管理の効率化により、講師や運営者は本来の指導業務に集中しやすくなります。一方で、無料プランに制限がある点や、スマホ対応・Zoom連携の有無、ランニングコストの継続性なども見落とせません。
教室の運営スタイルや顧客層に合わせた最適なシステムを選び、継続的な集客と満足度向上につなげましょう。
よくある質問
ヨガ・ピラティス教室に適した予約システムとは？
キャンセル待ちや回数券機能、指名機能が備わった予約システムがおすすめです。また、教室に通っている履歴や生徒の好みを把握・管理できる機能の有無もチェックしましょう。
詳しくは記事内「ヨガ・ピラティス教室に特化した機能を持つ予約システムの特徴」をご覧ください。
ヨガ・ピラティス教室に予約システムを導入する際は何を重視すべき？
利用料の負担やスマホ利用の可否、機能の充実度をチェックしましょう。また、教室の運営体制によってはオンラインレッスンの対応可否も重視すべきです。
詳しくは記事内「教室やスクール運営ではどんな予約システムを入れるべき？チェックすべきポイントはこれ」をご覧ください。
無料の予約システムでも大丈夫ですか？
小規模な教室や、まずは試しに導入したい場合は無料の予約システムでも十分な場合があります。ただし、無料プランは機能が限られていたり広告が表示されたりするため、生徒管理や決済、キャンセル防止などの重要な機能が不足しがちです。
長期的な運営を考えるなら、有料の予約システムも検討するのがおすすめです。
詳しくは記事内「無料プランでも実用可能かどうかを確認する」をご覧ください。
予約システムを導入すると電話やメール予約はなくせますか？
オンライン予約を導入すると多くの生徒が利用するため、電話やメールでの予約は減る傾向にあります。
ただ、ITが苦手な生徒や急な相談をしたい方もいるので、完全に廃止せず併用できるようにしておくと安心です。電話で受け付けた予約もシステムに登録しておくと、管理が楽になります。
詳しくは記事内「2. 予約の受付や管理の手間が省ける」をご覧ください。
予約システムを使うと売上は上がりますか？
予約の取りこぼし防止やリマインド機能によるキャンセル減少、生徒への提案強化など、適切に活用すれば売上アップにつながります。
スタッフの業務効率も上がるため、サービスの質やクラス数を増やしやすくなるのもメリットです。
詳しくは記事内「ヨガ・ピラティス教室運営で予約システムを導入するメリットとは？」をご覧ください。
スモールビジネスの予約システムにはfreee予約がおすすめ！
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