日々の予約業務の負担を減らしたいと考えている、主に個人事業主やスモールチームでヨガスクールやフィットネススタジオ、英会話や料理教室、オンラインレッスンなどを経営されている方々でも使いやすい予約システムを今回ご紹介します。
また、数ある予約システムから、教室やスクール運営に合った予約システムを選ぶヒントとなるポイントもまとめてみました。
前半は、予約システムとは？というところと、教室やスクール運営をしている方々が予約システムを選ぶ際のポイントをご説明しています。
(結論から知りたいという方は目次から飛んで読むことができます！)
そもそも予約システムってどんなもの？
まず、予約に関する業務の流れを矢印で表現すると以下のような形になります。
これらの業務を、全てDMやメール、手作業で行おうと思うと、正直大変ですよね。。
この時間や手間を省いて、もっとサービスの質向上に集中したい！と思う方も多いと思います。
こういった業務を代行し、予約業務の効率化を実現するのが予約システムです。
教室運営で予約システムを導入するメリットとは？
予約システムは飲食店や美容室、宿泊施設だけでなく、教室やスクール運営においても、予約システムを導入することによって様々なメリットが生まれます。
次に、教室やスクール運営においてどんなメリットがあるのか、より具体的にご紹介します。
1. 新規の生徒も既存の生徒も予約をしやすい
まずメリットとして大きいのが、生徒さんにとってのメリットです。
予約システムを用いたネット予約なら、電話をしたり、教室まで行く時間や手間がありません。レッスン時間中でも夜間でも予約ができます。
通勤の時間や、お家での少し手が空いている時間に、気軽にご予約が可能です。
この教室に通ってみたい！と思った新規の生徒様にとって、受講までの心理的ハードルが下がるメリットもあります。
2. 予約の受付や管理の手間が省ける
予約の受付方法には、いろいろな方法が存在します。
電話予約では常に電話に出れるスタッフを配置しておくか、小さな教室の方ですと、そもそも仕事中に電話に出れなかったりします。
メールやダイレクトメッセージでの予約受付だと、前述したように、予約を確定するまでに生徒とスケジュールのやりとりを数回行う必要があり、実際に予約が確定するまでの時間を必要とします。
さらに予約件数が増えてくると、更にその手間が増え、スケジュールの確認漏れなどでうっかりダブルブッキングをしてしまう可能性もあります。
予約システムならそういった作業を効率的に、かつミスなく可能です。
ネット上で予約を自動で受付処理してくれたり、システムによっては予約確定の確認メールや、予約のリマインドメールを自動で送り、生徒のドタキャンや、予約忘れを防いでくれたりします。
3. スケジュール調整がかんたん
自分で予約受付可能な日時や、定員数を登録すれば、予約システムが自動で生徒から来た予約を受付してくれます。
定員数を超えた場合に自動で受付終了してくれたり、キャンセル待ち機能や承認制の予約にも対応している予約システムもあります。
ダブルブッキングを防ぐことができ、かつお客様自身に空いている日にちから予約を入れていただくので、何度もDMやメールで、授業やレッスンの日程調整をされている方には、メリットを感じやすいでしょう。
4. 支払いや売上管理を効率化
近年では多くの予約システムに、予約時に事前決済や、月額決済ができる機能があります。
生徒様にとっては、教室で会計のやりとりをしなくて済むといったメリットがあります。
しかし、教室運営側にとっても以下のようなメリットがあります。
- 予約キャンセルを減らせる
- 集金や会計などが簡単で、しかも後からの確認も楽チン
- お釣りを準備する必要などがない
- 月謝の受け取りの管理をする必要がない
そのため、毎回レッスンの度に集金する手間を感じている方や、売上管理に煩わしさを感じている方には、メリットを感じやすいでしょう。
▼予約システムの仕組みをより知りたい方は、くわしくはこちらをごらんください。
教室やスクール運営ではどんな予約システムを入れるべき？チェックすべきポイントはこれ
便利なことだらけに見える予約システムですが、個人事業主やスモールチームの方々が実際に導入検討する際に悩まれることは多くあります。
その中でも代表的なものをご紹介させていただき、その背景を少しご説明させていただきます。
1. 利用料の負担が大きくないかどうか
基本的には予約システムの多くは、複数スタッフの方がいらっしゃるような店舗系の法人や、中規模以上のチェーン店舗を想定した、機能と価格設定になっています。
安い利用料で使おうと思っても、受付可能な予約数に上限が設けられていたり、便利な機能の一部は使えなかったりするのが一般的です。
結局不便なく予約システムを使おうとすると、月額で数千円~3万円。年額にして30万円以上になる場合もあります。
さらには年間契約のシステムも多い為、一度契約して期待していたものと違ったからやめる。といったことが現実的に困難なケースも存在します。
校舎を複数所有している場合、予約システムによっては校舎ごとの契約になるケースもあり、さらに利用料が高額になる場合もあります。
本当に支払い続けられる価格かどうか、確認し、お試し期間があるサービスならまずそちらを使ってみることも大事です。
2. スマホで利用できるかどうか
前述の通り、予約システムは一定規模以上の店舗運営・チェーン店舗運営向けが多いため、パソコンからでないと利用ができない設計となっていることが一般的です。
パソコンを持っていない方や、パソコン作業をする時間的な余裕のない方には非常に不便な点です。
ヨガスクールや料理教室などで、教室の開催場所が一箇所ではなく、移動が多い場合にはスマホで予約管理ができる方が嬉しい方も多いかと思います。
スマホで予約管理ができるサービスも増えてきてはいますが、基本はPCを想定されているものが多いため、スマホでも一応使えるけど、使い心地やデザインが最適ではないものばかりです。日々の業務で利用するなら、ストレスをなるべく感じない使い心地かどうかは非常に重要です。
3. 月額支払いシステムがあるかどうか
月謝制の教室やスクールの場合、あると便利なのが月額支払いシステムです。
毎月生徒から自動で料金を受け取ってくれるシステムがあると、毎月どの生徒が支払い済みかの確認や、おつりの用意等が必要ないためとても便利です。
また、月額支払いではなく、毎回自由に参加できる教室の場合、事前決済機能がある予約システムを選ぶと、毎回の料金支払いの手間や、支払い済みの生徒の管理の必要がなくなります。
4. 欲しい機能があるかどうか
近年増加しているオンラインレッスンに対応して、zoomと連携できる機能があるかどうかや、生徒が講師を選べる場合には、指名機能があるかなども大事なチェックポイントです。
また、自身にとって必要な機能を改めて確認することも大切です。
自身のビジネスの流れと、それぞれの業務にどれだけの手間（時間と精神的な負荷）がかかっているのかを整理することが重要です。
こうすることで必然と、必要な機能が見えてくるかと思います。
教室やスクールビジネスが使いやすい予約システムはこれ！
教室やスクールビジネスが使いやすい予約システムはこちらです。
- Coubic(STORES予約)
- tol(トル)
- FreeLesson
- eReseave
1.Coubic(STORES予約)
8万事業者以上に利用されている人気の予約システムです。
大手企業や公共機関などにも利用されており、様々な業種に対応しているので、予約システムを初めて導入しようと思っている方にも安心して使い始められます。最近、『Coubic(クービック)』から『STORES 予約』に名前が変わりました。
【無料で使える機能】
- 月間100件までの予約受付
- 月額課金
- ネット決済
最低限の予約機能にプラスして、無料プランでネット決済ができる点や、月謝制のスクール系ビジネスなども利用しやすいのが魅力的です。
利用料の負担に関しては注意が必要です。
無料では月間予約受数100件までしか対応しておらず、100件以上に予約を受け付けてしまった場合、せっかく受け付けた予約の内容が確認できません。
そのため、自身のサービスが無料で使える上限に達ないかどうかを判断して導入いただく必要があります。
【有料で使える機能】
- zoom連携
- 現地決済
- メルマガ・DM配信
- キャンセル待ち設定
- 予約リマインドメール機能
- 回数券
月額6,480円から利用ができます。年契約だとさらに安くなります。フリープランよりもかなりリッチで充実した機能が使えます。
集客をサポートする機能や、近年増加したzoom等を活用したオンラインサービスにも使いやすいのが特徴です。
有料プランでは、予約確認メールや予約リマインドメールなども自動配信されるので、予約業務の負担が大きく削減することができます。
スマホでも管理画面は提供されており、スマホのみの方でも使うことが可能です。
しかし、基本はPCユーザーをメインで想定されているので、やや使い辛いかもしれません。
【こんな方におすすめ！】
- スタッフが数名以上いる
- zoomを使うビジネスをしている
- 美容室等のサロン系のビジネスをしている
- 集客システムも一緒に組み込みたい
ビジネスが拡大してきてスタッフ数が増えた方や、オンラインレッスン等を行なっている人には充実した機能が揃っていると言えるでしょう。
2.tol （トル） – 予約システム
tolは、個人事業主向けのスマホやタブレットで使える予約システムアプリです。
無料で、誰でも、すぐにスマホ1台で予約用webページが作成が可能です。
他の予約システムでは有料で提供されている、顧客台帳機能、予約リマインドメール機能なども無料で利用可能です。
しかも、予約件数の制限なしでお使いいただけます。
費用やWeb技術、時間などのさまざまな理由で、これまで予約システムの導入が困難だった方や、電話やSNS・メール等で予約を受けていた方も、無料で、誰でも、すぐにネット予約をはじめることが可能です。
またアプリのため、スマホ・タブレットからシンプルな操作で、予約システムを運用することが可能です。
そのため、「パソコンがない」・「外出が多い」・「操作が難しい」など、様々な理由でネット予約が困難だった方にもおすすめの予約システムです。
【無料で使える機能】
- 予約管理機能
- 予約のリマインドメール自動送信機能
- 予約受付時の応答メール自動送信機能
- 顧客台帳機能
- 事前決済機能
- 予約が届いたのプッシュ通知、メール通知
無料で予約管理ができ、予約件数の制限もありません。
予約のリマインドメール機能や、予約したお客様の顧客情報を自動で蓄積する機能や、予約が入ったらスマホ端末にプッシュ通知をしてくれる機能も無料でお使いいただけます。
【有料で使える機能】
- 追加質問機能
- グループ予約機能
- オプションメニュー機能
- 予約ブロック機能
- オリジナルメール機能
- オリジナルロゴ機能
- SNS連携機能
有料のBusinessプランは、無料で使える機能の他に、予約時に予約者様の同行者様の分まで予約が可能となる「グループ予約機能」や、予約時に予約者様が入力するお名前や連絡先などの基本事項に加えてショップ側で自由に質問を追加できる「追加質問機能」などがあります。
こちらのBusinessプランは月額3,180円からご利用が可能です。
【こんな方におすすめ！】
- スクール系ビジネスをしている
- 1人または少数人数でビジネスをしている
- パソコンを持っていない
- 無料で予約システムを使いたい
- 最近個人事業主になった
予約管理はもちろん、様々な機能も使えて無料・無制限なのが魅力的なスマホアプリです。予約システムを初めて導入したいと考えている方でも使いやすいです。
3. FreeLesson
FreeLessonは、スクールのために作られた予約システムです。
一般的なサービスの予約よりも、教室やスクールの予約はキャンセルが多い点に着目し、他の予約システムのような、キャンセルされた予約もカウントした予約件数を基準にした従量課金ではなく、スクールの収益構造にフィットした料金システムを導入しています。
アクティブな生徒の数と、校舎の数を基準とした料金システムになっています。
【無料で使える機能(1ヶ月間のトライアルプラン)】
- 予約/キャンセル受付締め切り機能
- 指名機能
- キャンセル待ち機能
- 予約リマインドメール
- シフト管理/タイムカード機能
- 月謝請求機能
生徒向けの機能はもちろんのこと、教室運営側にとってもリッチな機能が充実しています。
複数の講師やスタッフを持つ教室なら、シフト管理機能やタイムカード機能があるのは嬉しいポイントかと思います。
ただし、無料トライアルプランだと決済機能や、メルマガ配信機能はなく、校舎追加もできません。
【有料で使える機能】
- メルマガ配信
- 決済機能
- デザイン変更機能
有料プランのクラウドプランだとさらに上記のような機能が使えるようになります。
ただし、デザイン変更についてはHTMLの知識等が必要になります。Free Lessonに代行してもらってHTMLを変更することもできるようです。
初期費用132,000円、月額33,000円から利用ができます。
月謝プランは初期費用が無料(キャンペーン開催による無料とのことなので、期間限定の可能性があります。)、月額は初月無料、11,000円で利用ができます。
予約管理やリマインドメール等のメール配信、レッスン記録機能は使えませんが、主に月謝請求機能が使えるプランになっており、月謝回収だけしたいという方には低価格で利用ができます。
【こんな方におすすめ！】
- 複数の校舎を所有している
- 講師やスタッフ数が多い、または増えてきて管理に困っている
- 月謝タイプのスクールを運営している
予約管理に加えて、スクールに携わるスタッフ・講師の人数が多い場合や複数の校舎を利用している方にとっては、運営側の管理もできるのはかなり魅力的だと思います。
4.eReserve
eReserve(eリザーブ) クラウド型ネット予約システム
初心者でも簡単に予約フォームが作成できるのが特徴です。
テンプレートのデザインを選択し、必要な基本情報を入力するだけで作成ができるので、予約システムを導入したいけど時間がない、めんどくさそうだと感じている方にも使いやすいです。
【無料で使える機能(サービス導入月無料)】
- 決済機能つき予約システム
- Googleカレンダーとの連携
- web回数券
- 支店の追加
日常の自分の予定をgoogleカレンダーで管理している人にはうってつけの「googleカレンダー連携機能」がついており、自分自身の予定と仕事での予約のスケジュール管理が非常にラクになります。
回数券の機能や支店の追加ができるのも便利で、美容院などのサロン系ビジネスにもとっておきの機能がそろっています。
【有料で使える機能】
上記のような機能が使える「eリザープP」プランでは初期費用10,000円、月額10,000円で利用ができます。決済機能を除いた「eリザーブ」プランでは初期費用5,000円、月額7,500円で利用ができ、支払いは現地払いで十分な方にはお得に使えます。
【こんな方におすすめ！】
- 店頭などの対面予約が多い
- 回数券の機能が必要
- 支店を持っている
基本的な予約業務だけでなく、手作業で行なっていた業務の負担も減らすことができるのは魅力的なポイントです。
iPad版管理画面も用意されており、特に対面で予約受付をすることが多い方には、その場でさっと予約受付ができて便利です。
個人事業主やスクール運営に使いやすい予約システムをつくってみました
スマホで予約用WEBページをすぐに作成
tolは、アプリから使える予約システムです。パソコン不要で、スマホやタブレットからアプリを使ってご利用いただけます。
予約用のwebページをスマホアプリからすぐ作成でき、ページのリンクを自分のホームページやSNS等に貼り付けて、「予約はこちらから」と記入すれば、誰でも簡単にネット予約を始めることができます。
必要な情報を記入するだけで、簡単に、無料で、すぐに予約用webページが作成できます。
これまでお客様と、SNSのダイレクトメッセージやメール、電話で予約のやりとりしていた方も、tolのアプリひとつで簡単にネット予約が始められます。
アプリ一つに充実の機能
予約を受けたお客様の情報をtolが自動で蓄積します。
蓄積されていく、お客様の連絡先や予約履歴が簡単に確認できます。
お客様の連絡先や予約したサービスを自分で記入したり、ノートやPCソフトを利用する必要はありません。
また、顧客メモ機能があり、生徒に関するメモを残しておくこともできます。
tolは、予約管理を行う予約台帳であり、顧客台帳としても機能します。
決済ができる
tolなら予約時にオンライン決済が可能です。
事前に決済ができることで、お客様からの無断キャンセルやドタキャンを防止できたり、お客様と直接接触することなく会計ができます。
予約のリマインドメールが送信可能
予約のドタキャンや、予約当日に来なかった…ということを防いだり、お客様に予約がちゃんとできていることを知らせる、予約リマインドメール機能があります。
予約した日の前日〜7日前まで選ぶことができ、提供するサービスに応じて好きな文章が設定ができます。
オンラインレッスンの場合、zoomのリンク等を添付して送信しておくととても便利です。
無料で使える
やはり個人事業主の方にとって負担や不安になるのが利用料の問題です。無料のプランを用意している予約システムの多くは、機能や月間の予約受付数に制限があったり、課金を強く促す電話やメールが送られてくることがほとんどです。
しかし、tolでは以上のような機能を誰でも無料でお使いいただけます。予約受付の件数に制限はありません。利用中の課金や料金の請求等はいっさいございませんのでご安心ください。
実際に使った方から、こんなお言葉をいただいております！
簡易な予約システムだが綺麗で新しい感じです。本当に3分でつくれます。無料でここまでできるのですから言うことなしです。
最近使い始めましたが、予約のリマインドメールを送れるのがすごく便利でした！
簡単な予約用のホームページ？みたいなのが立てられて、入ってきた予約をいい感じに捌けるのが良いですね
大変使い易いと思いました。
しかもわからないことが聞ける手厚いサポートはとても有難いです。
使ってみたい方いらっしゃれば是非以下のアプリストアからインストールよろしくお願いします。
▼こちらのQRコードからもダウンロードできます
▼「トルって結局どんなサービス？」というのが気になる方は是非、以下の記事を参照ください。▼
