現在、広く普及したネット予約は、予約をする側にも予約を受ける側にもメリットがたくさんあります。
しかし、便利なネット予約はメリットだけではなく、デメリットも存在しています。今回は予約システムのメリットとデメリット、そしてそもそも予約システムの役割とは何なのかをご紹介します。
また、数ある予約システムから、自分のビジネスに合った予約システムを選ぶためのポイントもまとめてみました。
前半は、予約システムの役割と、メリット・デメリットを、後半では予約システムを選ぶ際のポイントをご説明しています。
結論から知りたいという方は目次から飛んでいただけますと幸いです。
予約システムとは？
予約システムとは、人間が行う予約に関する業務を効率化してくれるシステムのことを指します。
飲食店、美容院、料理教室やヨガスクール、オンラインレッスンなど、幅広い業種や企業で使われています。
ネットからの予約や、決済など、様々な機能を持ち合わせており、導入する側にもお客様側にも多くのメリットがあります。
予約に関する業務の流れを矢印で表現すると以下のような形になります。
これらの業務を、全てDMやメール、手作業で行おうと思うと、正直大変です。
この時間や手間を省いて、もっとサービスの質向上に集中したい！と思う方も多いと思います。
こういった業務を代行し、予約業務の効率化を実現するのが予約システムです。
予約システムを導入するメリットとは？
予約システムは飲食店や美容室、宿泊施設だけでなく、様々な業種において活躍しています。
予約システムを導入することでどのようなメリットがあるのか、より具体的にご紹介します。
1.お客様が予約をしやすい
まず予約システムを導入するメリットとして大きいのが、サービス提供者側ではなく、予約者にとってのメリットです。
当然ですが、予約システムを用いたネット予約なら、電話をしたり、店頭まで行く時間や手間がありません。営業時間を気にする必要や、電話に出てもらえないかもといった心配をする必要もありません。
予約システムを導入することで、24時間365日予約受付可能になります。
スマホやパソコンから、通勤の時間や、お家での少し手が空いている時間に、簡単かつ短時間で予約が可能です。
ある調査によると、電話予約は朝10時をピークに午後7時頃までに行われるのに対して、ネット予約のピークは夜10時と言われています。
そのため、特に施術時間中や営業時間が終わった夜中などで、電話対応できない時間帯の予約需要を取り込むことが出来ます。ネット予約という選択肢を持っておくだけで、予約件数を増やすことに繋がる可能性があります。
2.予約受付や管理の手間や時間を減らせる
予約の受付方法には、電話や店頭での予約・メールでの予約・近年増えているSNSのダイレクトメッセージによる予約などが存在します。
電話では常に電話に出れるスタッフを配置しておく必要があったり、個人事業主の方ですと、そもそも仕事中に電話に出れなかったりします。
メールやダイレクトメッセージだと、予約を確定するまでにお客様とスケジュールのやりとりを数回行う必要があり、実際に予約が確定するまでの時間を必要とします。
さらに予約件数が増えてくると、更にその手間が増え、スケジュールの確認漏れなどでうっかりダブルブッキングをしてしまう可能性もあります。
予約システムならそういった作業を効率的に、かつミスなく可能です。
ネット上で予約を自動で受付処理してくれたり、システムによっては予約確定の確認メールや、予約のリマインドメールを自動で送り、お客様のドタキャンや、予約忘れを防いでくれたりします。
3.スケジュール調整が簡単にできる
自分で予約受付可能な日時や、定員数を登録すれば、予約システムが自動でお客様から来た予約を受付してくれます。
定員数を超えた場合に自動で受付終了してくれたり、承認制の予約にも対応している予約システムもあります。
ダブルブッキングを防ぐことができ、さらに予約が来るたびにスケジュールを確認し調整するといった必要がないため、予約日程の調整に多くの時間を使っている方には非常にメリットを感じやすいかもしれません。
4.オンライン決済や事前決済ができる
近年では多くの予約システムに、予約時に事前決済ができる機能があります。
お客様にとっては、サービス提供時に会計のやりとりをしなくて済むといったメリットがありますが、サービス提供者にとっても以下のようなメリットがあります。
- 予約キャンセルを減らせる
- 集金や会計などが簡単で、しかも後からの確認も楽チン
- お釣りを準備する必要などがない
そのため、毎回集金する手間やを感じている方や、売上管理に煩わしさを感じている方には、メリットを感じやすいでしょう。
▼予約システムの仕組みをより知りたい方は、くわしくはこちらをごらんください。
予約システムを導入するデメリットとは？
メリットが多くて便利な予約システムですが、一方で、導入の際に当たる壁や、困るポイントもあります。
次に、予約システムのデメリットに関してご紹介します。
1.年間契約が必須で利用料が高い
基本的には予約システムの多くは、複数スタッフの方がいらっしゃるような店舗系の法人や、中規模以上のチェーン店舗を想定した、機能と価格設定になっています。
安い利用料で使おうと思っても、受付可能な予約数に上限が設けられていたり、便利な機能の一部は使えなかったりするのが一般的です。
結局不便なく予約システムを使おうとすると、月額で数千円~3万円。年額にして30万円以上になる場合もあります。
さらには年間契約のシステムも多い為、一度契約して期待していたものと違ったからやめる。といったことが現実的に困難なケースも存在します。
店舗を複数所有している場合、予約システムによっては店舗ごとの契約になるケースもあり、さらに利用料が高額になる場合もあります。
本当に支払い続けられる価格かどうか、確認し、お試し期間があるサービスならまずそちらを使ってみることも大事です。
2.パソコンが無いと使えない
前述の通り、予約システムは一定規模以上の店舗運営・チェーン店舗運営向けが多いため、パソコンからでないと利用ができない設計となっていることが一般的です。
パソコンを持っていない方や、パソコン作業をする時間的な余裕のない方には非常に不便な点です。
ヨガスクールや料理教室などで、教室の開催場所が一箇所ではなく、移動が多い場合にはスマホで予約管理ができる方が嬉しい方も多いかと思います。
スマホで予約管理ができるサービスも増えてきてはいますが、基本はPCを想定されているものが多いため、スマホでも一応使えるけど、使い心地やデザインが最適ではないものばかりです。日々の業務で利用するなら、ストレスをなるべく感じない使い心地かどうかは非常に重要です。
3.システムの運用に慣れるまで時間がかかる
これまで紙で顧客管理をしていた方や、電話やメール、店頭で予約を受け付けていた方からすれば、新しいシステムを操作して予約の管理をするのは簡単ではないことが多いです。
予約システムならではの機能で、難しいカタカナ用語が用いられていたり、アプリとは違って直感操作ではなかったりすると、慣れるのに時間がかかる場合もあります。
また、予約するお客様も、これまでと違う方法で予約することになるので、ネットからの予約で戸惑ってしまうこともあります。
お客様への周知が十分でないと、結局電話や店頭からも予約がきてしまい、せっかく予約システムを導入しても手間が軽減されないということになってしまいます。
また、予約しやすい分、軽い気持ちでネット予約し、気軽に予約キャンセルを行なったり、当日の無断キャンセルが増えてしまう場合もあり、そのキャンセル処理の対応や、頻繁に変わる予約状況をきちんとチェックしなくてはなりません。
4.予約者の人物像がわかりにくい
電話や対面での予約と違い、お客様がどんな方なのかわからないというデメリットも挙げられます。
特に、フリーランスや個人でサロンを経営する場合や、料理教室を行う場合、自宅で開催する場合もあるかと思います。お客様を自宅に招くと考えると、サービスの提供を行う前にお客様がどのような方なのかを知っておきたいという方が多いのではないかと思います。
お客様の雰囲気や人物像がわからないままサービスの提供をしなくてはなりません。
最適な予約システムを選ぶには？こんな点を確認してみよう
これまで紹介した、予約システムのメリットとデメリットを踏まえて、どのような点を確認して予約システムを選ぶと失敗が少ないのかについて、ご紹介します。
確認点１：必要な機能はついているか？
当たり前ですが、自身が予約システムに求めたい機能がついているかを確認することが望ましいです。
その為には、まず自身のビジネスの流れ（※以下ワークフロー）と、それぞれの業務にどれだけの手間（時間と精神的な負荷）がかかっているのかを整理することが重要です。
ワークフローと手間を整理する中で、必然と予約システムに効率的に捌いて欲しい部分が出てくるかと思います。そこが必要な機能だと言えます。
実際に予約システムを通して効率的にビジネスを回していらっしゃる方々の大半は、全ての業務を予約システムに任せるとは考えずに、システムを活用することをいい意味で軽く考えている方々です。
※もちろん、私ども予約システム運営者は、なるべく広い範囲の業務を効率化したいと考えています。
いろいろと実際のお仕事の状況をお聞きしていると、予約の日程調整や、予約リマインド連絡、最近ですとオンラインレッスン用のZOOM参加URLの送付などに割く手間の負荷が高いようです。
そうした、自分が本当に効率化したいと考えている業務を効率化できる機能が備わっているかどうかを確認することが非常に大切です。
確認点2：日常的に使ってもストレスない使い心地か
何回も述べて恐縮ですが、予約システムは日常的に仕事で使うものです。
人によっては、LINEやTwitterなどといった日常的に使うサービスよりも、実は接している時間が長い可能性があります。その為、ストレスをなるべく感じない使い心地かどうかは非常に重要です。
デザインの慣性は人それぞれですが、予約システムの中でも、みなさんが普段お使いいただいているWEBサービスやアプリとは大きく違う、やや前時代的なインターフェイスを提供しているサービスはとても多いです。
管理画面のスマホ対応がされていなかったり、スマホのWEBページで管理する予約システムでは、操作する時の読み込みの遅さや慣れない挙動もあります。
普段お使いのサービスと大きく乖離がある場合、日常的にお使いいただく場合にはストレスがかかるかもしれません。
外出移動が多い、スタジオを借りて行うインストラクターの方々や、実際にパソコンを開くことが難しいアウトドアレジャーの方々にとっては、大きな障害になるでしょう。
もしテスト利用や、まずは無料で利用ができる場合、積極的にテストを行い、日常的に使えるのかどうかをしっかり試してからお使いいただく方が望ましいでしょう。
確認点3：利用料の負担が大きくないかどうか
世の中に存在する様々な予約システムのほとんどが、利用料が発生します。
安い利用料で使おうと思っても、受付ができる予約数に上限が設けられていたり、便利な機能の一部は使えなかったりするのが一般的です。
結局不便なく予約システムを使おうとすると、月額で数千円~3万円。年額にして30万円以上になる場合も珍しくありません。
さらには年間契約のシステムも多い為、一度契約して期待していたものと違ったからやめる。といったことが現実的に困難なケースも存在します。
基本的には予約システムの多くは、複数スタッフの方がいらっしゃるような店舗系の法人や、中規模以上のチェーン店舗を想定した、機能と価格設定になっています。
本当に支払い続けられる価格かどうか、確認し、お試し期間があるサービスならまずそちらを使ってみることも大事です。
まとめ
予約システムのメリット・デメリットを理解し、その上で料金や機能、使い心地などを確認し、自身のビジネスに合った予約システムを選ぶことが大切です。
他にも、tolマガジンでは様々な予約に関する情報を発信しておりますので、ぜひ読んでみてください。
個人事業主やスモールチームに使いやすい予約システムをつくってみました
スマホで予約用WEBページをすぐに作成
tolは、アプリから使える予約システムです。パソコン不要で、スマホやタブレットからアプリを使ってご利用いただけます。
予約用のwebページをスマホアプリからすぐ作成でき、ページのリンクを自分のホームページやSNS等に貼り付けて、「予約はこちらから」と記入すれば、誰でも簡単にネット予約を始めることができます。
必要な情報を記入するだけで、簡単に、無料で、すぐに予約用webページが作成できます。
これまでお客様と、SNSのダイレクトメッセージやメール、電話で予約のやりとりしていた方も、tolのアプリひとつで簡単にネット予約が始められます。
アプリ一つに充実の機能
予約を受けたお客様の情報をtolが自動で蓄積します。
蓄積されていく、お客様の連絡先や予約履歴が簡単に確認できます。
お客様の連絡先や予約したサービスを自分で記入したり、ノートやPCソフトを利用する必要はありません。
また、顧客メモ機能があり、生徒に関するメモを残しておくこともできます。
tolは、予約管理を行う予約台帳であり、顧客台帳としても機能します。
決済ができる
tolなら予約時にオンライン決済が可能です。
事前に決済ができることで、お客様からの無断キャンセルやドタキャンを防止できたり、お客様と直接接触することなく会計ができます。
予約のリマインドメールが送信可能
予約のドタキャンや、予約当日に来なかった…ということを防いだり、お客様に予約がちゃんとできていることを知らせる、予約リマインドメール機能があります。
予約した日の前日〜7日前まで選ぶことができ、提供するサービスに応じて好きな文章が設定ができます。
オンラインレッスンの場合、zoomのリンク等を添付して送信しておくととても便利です。
無料で使える
やはり個人事業主の方にとって負担や不安になるのが利用料の問題です。無料のプランを用意している予約システムの多くは、機能や月間の予約受付数に制限があったり、課金を強く促す電話やメールが送られてくることがほとんどです。
しかし、tolでは以上のような機能を誰でも無料でお使いいただけます。予約受付の件数に制限はありません。利用中の課金や料金の請求等はいっさいございませんのでご安心ください。
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簡易な予約システムだが綺麗で新しい感じです。本当に3分でつくれます。無料でここまでできるのですから言うことなしです。
最近使い始めましたが、予約のリマインドメールを送れるのがすごく便利でした！
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大変使い易いと思いました。
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