ネット予約の利用が一般的になった今日、予約のキャンセルに悩む人が増えています。
そこで、お客様に安心してご利用いただけるように、キャンセルポリシーを設けることが重要です。しかし、どのように書けばよいのか分からず悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、美容サロン業界、整骨院・治療院業界、飲食店業界、スクール業界など、業界別に役立つキャンセルポリシーの例文を紹介します。
美容サロン（ネイル・エステ）向けテンプレート
例1
■キャンセルについて ご予約のキャンセルや変更は、営業時間内に店舗へメールまたは電話でご連絡ください。 店舗電話番号：080-xxxx-xxxxx 店舗メールアドレス：xxxxxx@email.com ■キャンセル料について 前日までのキャンセル：料金はかかりません。 当日キャンセル：予約代金の50%をいただきます。 無断でのキャンセル：予約代金の100%をいただきます。 ■予約時間の遅刻について ご予約時間に遅れる場合は、お早めに店舗へご連絡をお願いいたします。 30分以上遅れた場合、無断キャンセルと判断させていただくことがあります。 なお、無断遅刻が繰り返された場合、次回のご予約をお断りすることがあります。ご迷惑をおかけしますが、何卒ご了承ください。 ■新型コロナウイルス感染対策 ご来店前に、体温が37℃以上の場合はご来店をお断りすることがあります。 その場合は、キャンセル料は頂きませんので、別の日程での振替をご希望の場合は、お気軽にお申し付けください。何卒ご理解とご協力をお願いいたします。
例2
■ご予約についての連絡先 メールアドレス tolappxxxx@gmail.com 電話番号 022-xxx-xxxx インスタグラムのDMでもご連絡を受け付けております。その際はお名前とご予約の日時をご記載ください。 ■ご予約のキャンセルについて 当日のキャンセルはキャンセル料としてご予約料金の100%をいただきます。 銀行振込かPayPayでの対応となっております。 ※コロナウイルスやインフルエンザなどでのキャンセルの場合、証明書などを出していただけますと、キャンセル料なしでキャンセルが可能です。 当日のキャンセルが続く場合、今後のご予約をお受けできなくなる可能性があります。 ■ご予約の変更について ご予約日時の1日前まで、ご予約の変更が可能です。 当日のご予約変更は、キャンセル扱いとなりますのでご注意ください。 ※コロナウイルスやインフルエンザなどでのキャンセルの場合、証明書などを出していただけますと、キャンセル料なしでキャンセルが可能です。 ■遅刻について ご予約時間を15分以上過ぎてもご来店いただけなかった場合、キャンセルとさせていただきます。 ご予約時間に少しでも遅れる場合、なるべく早めのご連絡をお願いいたします。 遅刻された場合の施術時間の延長はできません。あらかじめご了承ください。
整骨院・治療院向けテンプレート
例1
■キャンセルについて ご予約のキャンセルや変更は、前日まで（休診日の場合は前々日まで）にご連絡ください。 店舗電話番号：080-xxxx-xxxxx 店舗メールアドレス：xxxxxx@email.com ■予約時間の遅刻について ご予約時間に15分以上遅れてご来院された場合、他の患者様のご案内が優先される場合があります。 また、施術時間が短くなることがありますので、あらかじめご了承ください。 当日のご来院をお待ちしておりますが、遅れることが予想される場合は、安全にご来院いただくようお気をつけください。何卒ご協力をお願いいたします。 ■キャンセル料について キャンセル料は頂いておりませんが、予約のキャンセルが生じた場合は、必ずご連絡をお願いいたします。 予約時間にお越しいただけない場合、何かトラブルに巻き込まれたのではないかと不安になってしまいますので、ご協力をお願いいたします。 また、無断キャンセルが繰り返された場合、次回のご予約をお断りすることがあります。何卒ご理解とご協力をお願いいたします。
例2
■予約のキャンセル・変更について 予約をキャンセルまたは変更したい場合、以下の電話番号に直接ご連絡ください。 お電話の際、お名前とご予約の日時を教えていただけますと幸いです。 080-xxxx-xxxx ■予約時間を過ぎてのご来院について ご予約時間を過ぎてご来院された場合、先にご予約時間にきていただいたお客様を優先して施術を行うため、お待ちいただく可能性がございます。何卒ご了承ください。 ■無断キャンセルについて 当院は予約優先制にて施術を行なっておりますため、無断キャンセルはご遠慮ください。 無断キャンセルが続いた場合、今後のご予約を受付することができない場合がございますので、ご注意ください。
飲食店向けテンプレート
例1
■ご予約について 【席のみ予約】 予約当日までにキャンセルのご連絡をお願いします。 予約時間の15分を過ぎますと、勝手ながらキャンセルとさせていただきますので、ご了承ください。 【コース予約】 コース予約のキャンセルには、以下のキャンセル料が発生する場合があります。 ・前日キャンセル：コース料金の20％ ・当日キャンセル：コース料金の50％ 無断キャンセルにつきましては、予約金額の100％をご請求いたします。 ■予約時間に遅れる場合について 予約時間に遅れる場合は、ご連絡ください。 予約時間の15分を過ぎますと、無断キャンセルとさせていただきますので、ご注意ください。 また、遅刻によるご予約時間の延長はできませんので、あらかじめご了承ください。
例2
■ご予約のキャンセル・変更について 当日のキャンセルや無断キャンセルには、料金が発生する場合があります。 予約時間の24時間前までにキャンセルまたは変更のご連絡をお願いいたします。 無断キャンセルをされたお客様は、今後のご予約をお受けすることができません。 ■グループでの予約について 10名以上の予約に関しては、ご予約日の3日前に当店から人数の確認のご連絡をさせていただきます。 人数確認後の人数変更やキャンセルは料金が発生する場合があります。 ■ご予約の遅刻に関して 予約時刻に遅れる場合は、できるだけ早めにご連絡ください。 一定の時間を過ぎると予約がキャンセルされる可能性があります。 当店はお席のお時間が2時間制となっておりますが、予約開始時間から席のお時間を確保しておりますので、遅刻されてもラストオーダーのお時間は変わりません。ご了承ください。
教室・スクール向けテンプレート
例1
■レッスンのキャンセルについて レッスン日から以下の期間内にご連絡いただいた場合、キャンセル料が発生します。 ・ご予約3日前：25％ ・ご予約2日前：50％ ・ご予約前日：75％ ・ご予約当日：100％ なお、空席がある場合は別の日に振替可能で、キャンセル料金は発生しません。ただし、無断キャンセルの場合は、レッスン代金の100％をご請求いたしますのでご注意ください。 ■キャンセルに関するお願い レッスンの材料は予約時に確保しております。消費期限が近いため他に使用できないため、体調不良や緊急時以外でのキャンセルはご遠慮いただいております。 また、キャンセル待ちの方もいるため、都合が悪くなった場合はできるだけ早めにご連絡いただけますようお願いいたします。
例2
■レッスンの振替について レッスンの1日前までであれば、同じレッスンの別日への振替が可能です。 当日のご連絡は振替ができませんので注意してください。 ■レッスンのキャンセルに関して レッスンの1日前までであれば、キャンセルが可能です。 当日のキャンセルはキャンセル料として料金の50%をいただきます。 ※やむを得ず直前のキャンセルになってしまった場合、キャンセル理由によってはキャンセル料なしでのキャンセルも可能です。その旨ご連絡ください。 ■レッスンのキャンセル・変更時の連絡について レッスンをキャンセル・振替したい場合は教室の公式ラインにお名前とご予約のレッスン日時を記載の上、ご連絡ください。 ■その他注意点 事前にご連絡がなくレッスンを欠席された場合、事前にお支払いいただいたレッスン料の返金はできませんのでご注意ください。 レッスンのキャンセルが続いた場合、今後のご予約を制限させていただく可能性がございますのでご了承ください。
そもそも、キャンセルポリシーとは？
キャンセルポリシーとは、商品やサービスを予約したにもかかわらず、キャンセルした場合に発生する料金や、キャンセルの受付期限、キャンセル時に必要な手続きなどを明記したルールのことです。
ネット予約が普及した現代では、予約キャンセルが問題視されており、事前に明確なキャンセルポリシーを設定することが重要とされています。
キャンセルポリシーには、事業者と利用者双方にとって公平な内容が盛り込まれていることが求められます。
実はとても重要！？キャンセルポリシーを書いたほうがいい理由とは？
キャンセルポリシーを記載した方が良い理由には以下のようなものがあります。
まず、キャンセルポリシーがあることで、顧客に対して事前に利用条件を明確に伝えることができます。
顧客が事前に知っておけば、予約時に気を付けることができるため、トラブルが起きにくくなります。
また、キャンセルポリシーがあることで、予約のキャンセルに伴うトラブルを防ぐことができます。顧客がキャンセルする場合には、ポリシーに従って対応することができ、事前に発生する費用や手続きの方法が明確であるため、スムーズな対応が可能になります。
さらに、キャンセルポリシーがあることで、事業者と顧客の間でトラブルが起きた場合に、明確なルールに基づいた解決ができます。ポリシーに基づいた対応を行うことで、双方にとって公平な解決が可能となります。
美容院での例として、予約した日時に行けなくなった場合を考えてみましょう。
キャンセルポリシーが明確に定められている美容院では、予約をキャンセルする場合の期限や、キャンセル料の発生条件、キャンセルの連絡先などが明示されています。もし予約時にキャンセルポリシーを知っていた場合、キャンセル期限やキャンセル料の発生条件などを事前に把握することができ、キャンセル時に問題が起きることが少なくなります。
また、美容院側もキャンセルポリシーが明確であることで、予約がキャンセルされた場合に迅速かつ適切な対応ができるようになります。そのため、スムーズな予約管理が可能となり、顧客とのトラブルを未然に防ぐことができます。
以上のように、キャンセルポリシーを設けることで、事業者と顧客の双方にとってメリットがあり、トラブルを回避することができます。
キャンセルポリシーはどう書く？大事なポイントはこれ！
キャンセルポリシーを作成する際には、以下の6つのポイントを抑えることが大切です。
- キャンセル可能な期限を明確にすること
- キャンセル料について具体的に記載すること
- 目につきやすい場所に掲示すること
- 数値を使って明確に表現すること
- 遅刻する場合の連絡方法を明示すること
- 災害や感染症の際の対応について記載すること。
これらの項目を適切に記載することで、キャンセルに関するトラブルを未然に防ぎ、事業者と顧客の間でのトラブルを防止することができます。
1.キャンセル可能な期限を明確にすること
キャンセル可能な期限について明示することが重要です。
具体的には、キャンセルを受け付ける期限を何日前に設定するかを明示することが重要です。
また、その期限については、キャンセルができない期限が設定されている場合にも明確に伝える必要があります。
例えば、前日キャンセルは受け付けないなど、曖昧さを排除するためにも、期限を明確に示すことが大切です。
例 ご予約のキャンセルや変更は、前日まで（休診日の場合は前々日まで）にご連絡ください。 店舗電話番号：080-xxxx-xxxxx 店舗メールアドレス：xxxxxx@email.com
2.キャンセル料について具体的に記載すること
キャンセルポリシーには、どのタイミングでキャンセル料が発生するか、その金額はどのように計算されるかを明確に記載することが必要です。
また、キャンセル料の発生に関しては、予約の種類によって異なることもあるため、それについても明確に記載することが望ましいです。
具体的な数字を示すことで、予約者が事前にキャンセル料について把握しやすくなり、不安や誤解を減らすことができます。
■キャンセル料について 前日までのキャンセル：料金はかかりません。 当日キャンセル：予約代金の50%をいただきます。 無断でのキャンセル：予約代金の100%をいただきます。
3.目につきやすい場所に掲示すること
お客様が予約時や施術前にキャンセルポリシーを確認できるようにすることも重要です。
例えば、美容室であれば受付や待合室、ホームページでは予約ページやよく読まれる場所に掲載するなど、場所や方法は様々です。
4.数値を使って明確に表現すること
キャンセルポリシーでは、キャンセル料やキャンセル可能期限などを数値を用いて具体的に表現することが重要です。
たとえば、「当日キャンセルの場合は50%のキャンセル料が発生します」といった具合に、具体的な数値を明確に示すことで、予約者に対してわかりやすくキャンセル時にすべき内容を伝えることができます。
5.遅刻する場合の連絡方法を明示すること
予約確定時に、遅刻する場合の連絡先や方法を明示することで、予約者が遅刻する場合に迷うことがなくなります。
電話やメール以外にも、SNSやメッセージアプリなど、複数の連絡方法を用意することで、予約者が遅刻した際に迅速に連絡を取ることができます。
まとめ
キャンセルポリシーは、キャンセルによる売上機会の損失を防止すると同時に、キャンセル時のお客様とのトラブル防止にもつながります。
また、キャンセル防止対策として、予約リマインドメールの設定も合わせて行うと非常に効果的です。
もしよければ、予約リマインドメールについての記事もありますので、ぜひ読んでみてください。
