「初めてのお客様に、何を聞けばいいのか分からない」
「会話が弾まず、リピートに繋がらない」
もしあなたが、カウンセリングシートを単なる「住所録」として使っているなら、それは大きな機会損失です。
優れたカウンセリングシートは、お客様の「隠れた悩み」を引き出し、「信頼」と「次回の予約」を生み出す、サロン経営の強力な武器になります。
本記事では、リピート率が高いサロンの「カウンセリングシートの作り方」を徹底解説。
そのまま使える業種別テンプレート（項目リスト）や、紙管理の手間をゼロにする「デジタル化」の方法まで、売上に直結するノウハウを完全公開します。
目次
なぜ重要？カウンセリングシートと「顧客カルテ」の決定的な違い
作り方の前に、一つだけ整理しておきましょう。
よく混同されがちな「カウンセリングシート」と「顧客カルテ」、この2つの役割を正しく使い分けていますか？
ここを曖昧にしたままだと、どんなに良いシートを作っても効果は半減してしまいます。
カウンセリングシート＝「お客様との契約書＆地図」
カウンセリングシートは、基本的に「初回来店時」にお客様自身に記入してもらうものです。
その役割は大きく2つあります。
- リスク回避（契約書）
アレルギーの有無や、施術のリスクへの同意など、トラブルを防ぐための確認。 - ニーズの把握（地図）
「どこが辛いのか」「どうなりたいのか」「接客は静かな方がいいか」など、これから始まる施術という旅の「目的地」と「ルート」をお客様に示してもらうもの。
つまり、カウンセリングシートの質が、「初対面のお客様をどれだけ深く理解できるか」を決定づけます。
顧客カルテ＝「プロの施術記録＆攻略本」
一方で顧客カルテは、「2回目以降」に施術者（あなた）が記入・管理するものです。
「どのメニューを行ったか」「会話で出た趣味の話」「身体の反応」などを記録し、次回来店時に「前回の続き」から接客をスタートさせるために使います。
本記事では、最初の信頼関係を築くための「カウンセリングシート（初回アンケート）」に焦点を当てて解説していきます。
なお、施術記録としての「顧客カルテ」の書き方やテンプレートについては、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：【無料】顧客カルテのテンプレートと書き方！エクセル・アプリでの管理術
リピート率80%超えのサロンが意識している「3つの設計思想」
ただ項目を並べるだけでは、お客様の心は開きません。
リピート率が高い人気サロンのカウンセリングシートには、必ずと言っていいほど共通する「3つの仕掛け」が組み込まれています。
1. 「過去」ではなく「未来」を聞いている
多くのサロンが、「いつから痛いですか？」「過去に病気をしましたか？」といった過去の情報ばかり聞いてしまいます。
もちろんこれらも必要ですが、お客様が本当にお金を払って手に入れたいのは「未来」です。
× 悪い例：「肩こりはいつからですか？」
〇 良い例：「肩こりが治ったら、どんなことがしたいですか？（例：スポーツ、旅行）」
このように「悩みが解決した後の未来（ベネフィット）」を想像させる項目を入れるだけで、お客様の施術への期待値（ワクワク感）はグッと高まります。
2. 「選択式」で本音のハードルを下げる
「お悩みをご自由にお書きください」という広すぎる記述欄（フリースペース）は、お客様にとってストレスです。
「字が汚いから書きたくない」「文章を考えるのが面倒」と思われ、結局「特になし」と書かれて終了……なんて経験はありませんか？
本音を引き出すコツは、チェックボックス（選択式）を多用することです。
「□ 肩こり □ 腰痛 □ むくみ □ 冷え」と並んでいれば、お客様は無意識に「あ、これも当てはまるかも」とマルをつけてくれます。これにより、潜在的なニーズまで拾い上げることができます。
3. 「接客の好み」を事前に確認している
ここがリピート率を分ける最大のポイントです。
お客様の中には「楽しくお喋りしたい人」もいれば、「静かに寝ていたい人」もいます。
このミスマッチが起きると、どんなに技術が高くても失客します。
- 楽しくお話したい
- 施術の説明を聞きたい
- 静かにリラックスしたい
この項目が一つあるだけで、あなたは初対面のお客様に対しても、迷わず最適な距離感で接客できるようになります。「私のことを分かってくれている」という感動は、ここから生まれるのです。
カウンセリングシートの改善はリピート率アップの第一歩です。
さらに、お礼メールや次回予約の提案など、サロン全体で「リピーターを定着させる仕組み」を作る方法は、以下の記事で解説しています。
関連記事：【リピーターを増やす方法】サロン売上が劇的に安定する！獲得から定着まで「仕組み化」の教科書
【基本編】これだけは外せない！カウンセリングシートの必須項目リスト
それでは具体的に、カウンセリングシートに盛り込むべき項目を見ていきましょう。
まずは業種を問わず、どのサロンでも必ず入れておくべき「基本の項目」です。
① 基本情報（属性）
顧客管理のベースとなる情報です。
- お名前（フリガナ）： 呼び間違いは失礼にあたるため、フリガナは必須です。
- 生年月日： DMで「バースデークーポン」を送るために必要です。
- ご住所： 商圏分析（どこのエリアから来ているか）のために把握しておきたいところです。
- 連絡先（電話・メール・LINE）： 予約変更や緊急時の連絡手段として。
② 来店動機（マーケティング用）
「何を見てこの店を知ったか」を知ることは、集客戦略において最も重要です。
「該当するものにマルをつけてください」と案内しましょう。
当サロンを知ったきっかけ（選択式）：
- Google検索（ホームページ）
- Googleマップ
- Instagram / SNS
- チラシ
- 知人の紹介（紹介者様のお名前： ）
- 通りすがり（看板）
ここを集計すれば、「チラシは効果がないからやめよう」「インスタ経由が多いからもっと投稿しよう」といった経営判断ができるようになります。
③ 職業・生活習慣（原因特定用）
お客様の不調や悩みの原因は、普段の生活の中に隠れています。
ご職業：
- デスクワーク
- 立ち仕事
- 家事・育児
- 運転が多い
- ※「会社員」と書かせるのではなく、身体への負担が推測できる選択肢にするのがコツです。
生活習慣：
- 睡眠時間、運動の頻度、入浴習慣（シャワーのみ or 湯船）、飲酒・喫煙など。
④ 健康状態・アレルギー（リスク管理用）
トラブル防止のための免責事項です。ここは必ず「はい/いいえ」で答えてもらいましょう。
- 現在通院中ですか？（ はい / いいえ → 病名： ）
- 服用中のお薬はありますか？
- 妊娠の可能性はありますか？
- アレルギーはありますか？（化粧品、アルコール、金属など）
- 過去の手術歴や怪我。
⑤ 本日のご要望（ゴール設定）
今日の施術で何を解決したいかを確認します。
- 一番気になるところ（主訴）：
- 施術の強さの好み： （ 強め / 普通 / 弱め / おまかせ ）
- 終了希望時間： 「この後予定がある」というお客様もいます。時間を守ることは信頼の基本です。
コピペOK！業種別「神テンプレート」と紙管理からの脱却
さきほどは、すべての業種に共通する「基本項目」を解説しました。
ここからは、あなたの専門分野に特化した「業種別の必須質問リスト」をご紹介します。
これらを基本項目に付け足すだけで、プロフェッショナルなカウンセリングシートが完成します。
【業種別】そのまま使える！質問項目テンプレート
お客様は「自分の悩みを専門家に分かってほしい」と思っています。
業種ごとの特性に合わせた質問で、「この人はプロだ」という安心感を与えましょう。
以下のリストをコピーして、WordやExcelに貼り付けてご活用ください。
1. エステ・リラクゼーションサロンの場合
身体の悩みはデリケートです。「痩せたい」「疲れている」の裏にある原因を探る項目が重要です。
気になるところ（複数選択可）：
- 肩、首
- 腰
- 脚のむくみ
- 冷え
- お腹周り
- 二の腕
- 肌荒れ
施術の強さ・好みの圧：
- 強め（痛気持ちいい）
- 普通
- 弱め（ソフト）
- 部位によって変えたい
汗のかきやすさ（代謝）：
- かきやすい
- 普通
- かきにくい
直近の食事・水分摂取：
- （※施術後の体調変化に関わるため、食事の時間などを聞いておくと安全です）
特に重点的にやってほしい箇所は？：
- （記述： ）
なお、エステサロンに特化したさらに詳しいカウンセリング術やシートの作り方は、以下の記事でも深掘りしています。
関連記事：エステサロンのカウンセリングシート作成ガイド！必須項目とテンプレート
2. ネイル・まつエクサロンの場合
技術的な「持ち」や「デザインの好み」、そしてアレルギー確認が最優先です。
現在のお爪・まつ毛の状態：
- 折れやすい
- 薄い
- 乾燥している
- ジェルの持ちが悪い
普段の生活（ライフスタイル）：
- 水仕事が多い
- パソコンを使う
- 重い荷物を持つ
- （※これにより、剥がれにくいベース選びやデザイン提案ができます）
好みのデザインテイスト：
- シンプル
- 華やか
- キュート
- モード
- トレンド
アレルギー・過敏症の有無：
- アセトン
- アルコール
- 接着剤（グルー）
- 紫外線（UVランプ）
3. 整体・カイロプラクティックの場合
「痛み」の原因特定と、施術リスクの回避（禁忌症の確認）がメインになります。
痛む場所と動作：
- いつから？：（ 今日 / 数日前 / 1ヶ月以上 / 慢性的に ）
- どんな時？：（ 起床時 / 動いた時 / 安静時も痛い ）
過去の病歴・怪我（重要）：
- 骨折、脱臼
- 交通事故
- ヘルニア
- 高血圧
- 骨粗鬆症
- （※ボキボキする施術が危険な場合があるため、必ず確認します）
普段の姿勢・癖：
- 足を組む
- 頬杖をつく
- 猫背気味
- 長時間のスマホ
4. 美容室（ヘアサロン）の場合
髪の履歴は、カラーやパーマの失敗を防ぐための命綱です。
過去の施術履歴（半年以内）：
- 黒染め
- ブリーチ
- 縮毛矯正
- デジタルパーマ
- ヘナ
現在のお悩み：
- パサつき
- 広がり
- 抜け毛、薄毛
- 白髪
- 頭皮の痒み
普段のスタイリング：
- アイロンを使う（頻度： ）
- オイルをつける
- 何もしない
- （※再現性の高いカットを提案するために必須です）
美容室での過ごし方：
- 楽しく話したい
- 雑誌を読んで静かに過ごしたい
- 髪の知識を教えてほしい
まだ「紙」でやってるの？アナログ管理がもたらす3つの悲劇
ここまで項目リストを見てきて、「よし、これをWordで作って印刷しよう！」と思った方。
少しだけ手を止めてください。
開業当初は紙のカウンセリングシートでも問題ありませんが、お客様が50人、100人と増えてくると、「紙管理」はサロン経営の大きな足かせになります。
多くのオーナーが直面する「紙の3つの悲劇」を知っておいてください。
悲劇1：探すのに時間がかかり、お客様を待たせる
「田中様……田中様……あれ、どこのファイルだっけ？」
リピーター様が来店された時、バックヤードでカルテを探すのに数分かかっていませんか？
この数分間、お客様を放置することになりますし、もし見つからなければ「大切にされていない」と感じさせてしまいます。
悲劇2：保管スペースがなくなり、自宅が倉庫化する
紙は物理的に場所を取ります。
1年で数百枚、数年で数千枚。
保管義務（個人情報は適切に管理する必要があります）があるため捨てるわけにもいかず、狭いサロンのスタッフルームや自宅の押し入れがカルテの山で埋め尽くされます。
火事や紛失のリスクとも隣り合わせです。
悲劇3：データ分析ができず、リピート対策が「勘」頼みになる
これが最大のデメリットです。
「先月来た新規客のうち、何人がリピートしたか？」
「30代女性に人気のメニューは何か？」
紙に書いてある情報は「データ」ではありません。
ただの「文字」です。
集計するには、営業後に一枚一枚めくってエクセルに入力し直す必要がありますが、そんな時間は忙しいあなたにはないはずです。
解決策は「デジタルカウンセリング」の導入
これらの問題を一発で解決するのが、カウンセリングシートのデジタル化（Web化）です。
タブレットやスマホでお客様に入力してもらい、そのまま顧客データとして保存する仕組みです。
デジタル化のメリット
- 検索が0秒： 名前を入れるだけで一瞬で過去の履歴が出てきます。
- 場所を取らない： 何万件増えても、スマホ一台の中に収まります。
- 自動で顧客リスト化： お客様が入力した内容がそのままデータベースになるので、転記作業が不要。「30代・女性・肩こり」の人だけにメールを送る、といったマーケティングが簡単にできます。
「でも、専用のシステムを入れるとお金がかかるんじゃ……」
「iPadをお客様全員に渡すのは予算的に厳しい……」
そう思うかもしれませんが、実は「お客様自身のスマホ」を使って、「無料」でデジタルカウンセリングを導入する方法があります。
スマホで完結！「freee予約」で実現する自動カウンセリング術
「デジタル化が良いのは分かったけど、高いシステムは入れられないし、iPadをお客様に渡すのも壊されそうで怖い……」
そんな個人サロンオーナー様にこそおすすめしたいのが、「予約システム」と「カウンセリングシート」を一体化させる方法です。
お客様自身のスマホで、予約と同時に回答してもらう。これなら、初期費用も端末代も一切かかりません。
ここでは、個人事業主に愛用されている無料アプリ「freee予約（旧Tol）」を使って、面倒なカウンセリング業務を自動化する手順を解説します。
1. 予約時アンケート機能が「最強のカウンセリング」になる理由
freee予約には、予約フォームにお客様が入力する際、独自の質問を追加できる「予約時アンケート機能」が備わっています。
これを活用することで、これまでのサロンワークが劇的に変わります。
メリット①：来店前に「悩み」が把握できる
紙のシートだと、当日お客様が来店して、シートを書いてもらい、それを読んで初めて「あ、腰が痛いんですね」と分かりますよね。
これでは準備ができません。
予約時アンケートなら、来店の数日前にはお客様の悩みが手元に届きます。
「腰痛なら、あのクッションを用意しておこう」「肌荒れなら、低刺激のオイルを準備しよう」と、万全の状態で迎え入れることができるのです。
この「事前準備」こそが、感動レベルの接客を生みます。
メリット②：当日の施術時間がたっぷり取れる
ご新規様の場合、シート記入に5分〜10分かかることも珍しくありません。
事前にスマホで入力が済んでいれば、来店してすぐにお茶を出して、一息ついたらすぐに施術に入れます。
この浮いた10分を、丁寧な施術やアフターカウンセリングに回せるため、顧客満足度が確実に上がります。
メリット③：自動で「顧客リスト」として蓄積される
これが最大のメリットです。
お客様が入力した「名前」「連絡先」「誕生日」「悩み」は、そのままfreee予約アプリ内の「顧客台帳」に自動保存されます。
あなたは何も転記する必要がありません。
スマホを開けば、いつでもどこでも「Aさんの前回の悩み」を確認できます。
関連記事：顧客管理アプリおすすめ12選！個人事業主が「エクセル・紙管理」を卒業すべき決定的理由
2. 【図解イメージ】freee予約でカウンセリング項目を作る3ステップ
「設定が難しそう……」と構える必要はありません。
freee予約は「スマホで使える」ことに特化しているため、インスタグラムを投稿するような感覚で設定できます。
ステップ1：アプリをダウンロードしてアカウント作成
まずはアプリストアから「freee予約」をインストール（無料）。メールアドレスとパスワードを設定するだけで、すぐに使い始められます。
ステップ2：メニュー作成画面で「質問」を追加する
メニュー（例：全身アロマ60分）を作る画面の中に、「入力項目設定（アンケート）」という箇所があります。
ここでは、「必須項目リスト」「神テンプレ」で紹介した質問項目を追加していくだけです。
- [必須] 記述式： 本日一番気になっている箇所は？
- [任意] 選択式： 施術の強さの好み（強め・普通・弱め）
- [必須] 選択式： 当店を知ったきっかけ
このように、「記述式（自由に書く）」か「選択式（選ぶ）」かも自由に設定できます。
ステップ3：予約ページをお客様にシェアする
設定が終わると、あなた専用の「予約用URL」が発行されます。
このURLをInstagramのプロフィールやLINE公式アカウントに貼り付けるだけ。
お客様がそこから予約をする際、設定した質問事項が自動的に表示され、回答しないと予約完了できない（必須設定の場合）ようになります。
関連記事：【2026年最新】予約フォーム無料作成ツールおすすめ5選！Googleフォームとの違いも解説
3. 「デジタル」×「アナログ」のハイブリッド接客が正解
「全部デジタルにしてしまうと、冷たい印象にならない？」
そんな不安を持つ方もいるかもしれません。
正解は、「事務的な情報はデジタルで、感情的な会話はアナログで」という使い分けです。
失敗しないカウンセリングの流れ
- 事前（デジタル）：
住所、連絡先、アレルギー、来店動機などの「事実情報」は、freee予約で事前に回収しておく。 - 当日（アナログ）：
来店時は、すでに情報を知っている前提で話しかける。
「〇〇様、ご予約時のアンケートで『最近眠りが浅い』と書かれていましたね。詳しくお伺いしてもよろしいですか？」 - 効果：
お客様は「私の書いたことをちゃんと読んでくれている！」と感動し、最初から心を開いてくれます。
住所を書く時間をゼロにし、その分、目を見て話す時間を増やす。
これこそが、デジタルツールを使う本当の目的です。
【FAQ】カウンセリングシートに関するよくある質問
最後に、カウンセリングシートの運用に関して、多くのオーナー様が疑問に思うポイントをQ&A形式でまとめました。
Q. カウンセリングシートの保管期間はどれくらいですか？
A. 法的には明確な規定はありませんが、5年〜7年が目安です。
カルテ（施術記録）に関しては、医師法などで5年間の保存義務がありますが、サロンのカウンセリングシートには法的な義務はありません。
ただし、税務調査（売上の証拠）や、万が一のトラブル（肌トラブルの訴えなど）に備えて、最終来店から最低5年間は保管しておくことを強くおすすめします。
※紙で保管すると膨大な量になるため、やはりデジタル保管が安全です。
Q. 「個人情報保護方針（プライバシーポリシー）」は必要ですか？
A. はい、必ず明記しましょう。
氏名、住所、電話番号は立派な「個人情報」です。
「頂いた個人情報は、予約管理およびサロンからのご連絡のみに使用し、第三者には提供しません」といった一文を、シートの末尾や予約フォームの規約欄に記載し、同意を得る形にしましょう。これがあるだけで、お客様の安心感が違います。
A. 項目を減らすか、選択式を増やしましょう。
書くのが嫌がられる原因の多くは「記述式（文章を書かせる質問）」が多すぎることにあります。
「・肩こり」「・腰痛」のように丸をつけるだけの形式なら、ストレスなく回答してもらえます。
また、住所欄も「市町村まででOK」とするなど、ハードルを下げる工夫も有効です。
カウンセリングシートと同様に、トラブル回避のために用意しておきたいのが「キャンセルポリシー（利用規約）」です。
無断キャンセルを防ぐための規約テンプレートも用意していますので、カウンセリングシートとセットで作成しておきましょう。
役立つツール：キャンセルポリシー例文集｜そのまま使える業種別テンプレートで無断キャンセルを防止！
まとめ│カウンセリングシートは「お客様へのラブレター」である
本記事では、カウンセリングシートの作り方から、リピートを生む項目の選び方、そしてデジタル化の方法までを解説してきました。
長い記事になりましたが、お伝えしたかった一番大切なことは、「カウンセリングシートは、お客様に興味を持つための第一歩」だということです。
「あなたのことをもっと知りたい」
「あなたの悩みを解決して、理想の未来を叶えたい」
そんなあなたの熱い想いを形にしたものが、カウンセリングシートです。
適当なテンプレートでお茶を濁すのではなく、ぜひ今回ご紹介した項目を参考に、あなたのお店だけのオリジナルシートを作ってみてください。
そして、紙の管理に限界を感じたら、迷わず「freee予約」のようなデジタルツールを頼ってください。
事務作業の時間を減らし、目の前のお客様に向き合う時間を増やす。
それこそが、愛されるサロンオーナーへの最短ルートです。
