予約システム導入の流れは?仕組みや料金相場、手間や時間、おすすめのサービスも紹介!

ノウハウ

ネットで予約が当たり前の時代になり、美容院や飲食店、ネイルサロンやマッサージ・リフレなど、様々な業種においてネットで予約ができるサービスが広く普及しています。

ネットで気軽に予約ができ、予約を管理する側にとっても手間が省けたり、手作業によるミスを減らすこともできてとても便利なサービスですが、導入するにはどうすればいいの?値段はどのくらいかかるの?といったことが気になる方が多いかと思います。

今回は導入までの流れや、予約システムの料金相場、そして導入が簡単で無料や低価格で使えるおすすめの予約システムを紹介していきます。

予約システムの役割  

まず、予約に関する業務の流れを矢印で表現すると以下のような形になります。

これらの業務を全て手作業で行おうとするととても大変です。

こういった業務を人間に代わって行う役割を担っているのが、予約システムなのです。

予約システム導入の流れ

世間一般にある予約システムの導入までの流れとしては、以下のような流れになります。(※一例)

予約システムによって、導入までに必要な工程や期間等は変わるため、あくまで一つの例にすぎませんが、おおよその予約システムではこのような流れになっています。

  1. 予約システム運営会社へ問い合わせをする(2~3営業日)
  2. 希望に沿ったおおよその機能がついたデモ・サンプルを試す(1週間~1ヶ月)
  3. さらに画面のデザインや具体的に必要な機能を運営会社と相談して、予約システムの設定の確認をする(2~3営業日)
  4. 希望する機能や設定を搭載した予約システムの見積もり金額を確認し、製品版の申し込みをする(1~2営業日)
  5. 運営会社で予約システムの開発を行う(2週間~1ヶ月)
  6. 納品後、料金支払いや最終調整を行う(3営業日~1週間)
  7. 予約システムの運用開始

次に、それぞれの工程を具体的に紹介します。

1.予約システム運営会社へ問い合わせ

使いたいと思っている予約システムを運営している会社へ連絡します。

だいたいの場合、予約システムのホームページにお問い合わせフォームや連絡先が表記されているので、そこへ連絡をします。

問い合わせをすると、予約システム運営会社の担当の方と、欲しい機能や予算、いつまでに欲しいのかなどの納期の相談を行い、それにしたがっておおよその見積もりの算出をしてくれます。

2.デモ画面・サンプル確認

担当者と話してどのような予約システムを作成するか決まったら、それにしたがってサンプルやデモ予約システムを提供してくれます。

デモやサンプルを使える試用期間は1週間〜1ヶ月ほどです。

実際に使ってみて、不便な点や要望があれば、担当者にもう一度問い合わせをして、改善を希望します。

3.設定確認・設定調整・見積もり案内

改善の希望等があれば改善を行ったり、実際に導入するにいたって機能や画面の再設定や調整を行います。

再設定や調整が完了し、納得のいく予約システムになり、導入することを決意したら、実際の費用の見積もりを行い、費用や料金を確認します。

4.製品版申し込み

費用や料金を確認したら、製品版制作申し込みを行い、デモやサンプル製品をもとに、実際に仕事で使えるように、機能を実装するため、運営会社が制作に取り掛かります。

納品までは2週間〜1ヶ月ほどです。

購入時の契約内容や、実装する機能によって変わりますが、リッチな予約システムや1から作るようなオーダーメイドのものであれば3ヶ月〜半年かかる場合もあります。

5.納品・料金支払い・最終調整

実装が完了し、制作期間が終わると、お客様のもとへ納品されます。

納品された予約システムを確認し、最終調整に向けて、微調整が必要な部分があれば、担当者に連絡をします。

特に、実際に使っている中で、バグのような不具合等があれば必ず調整してもらいましょう。

6.予約システムを運用

最終調整が完了したら、いよいよ本格的に予約システムの運用が始まります。

これまで電話やメール等で予約を受け付けていた場合には、お客様にわかるように、ネットから予約を行ってもらえるように周知する必要があります。

気になる値段相場は?

予約システムに取り入れたい機能や機能数、納品を早めたいなど、要望によって費用は大きく変わってきます。

一般的な予約システムで、機能のカスタマイズをする場合では80~300万円ほどです。

一から予約システムを開発するオーダーメイド制作の場合では500~1200万円ほどの費用が必要となります。

予約システム導入には高い費用とそれなりの手間が必要

予約システムの導入には、自分が「予約システムを導入するぞ!」と思い立って問い合わせをした時点から、最低でも1ヶ月、長ければ3ヶ月〜半年かかることもあります。

値段も高額で、購入しておしまい、ではなく、管理費用などで月額費用もかかり、年単位での契約が必要なことが多いのです。

つまり、一般的な予約システムは、スタッフや店舗を複数もつ中型〜大型店舗向けなのです。

基本的に支店を持ち、複数のスタッフがいるような店舗系の法人や中規模以上のチェーン店舗を想定した機能と価格設定になっています。

個人でサービス業や飲食業を始めた方や、少人数で経営を行っているスモールチームにとって、便利な予約システムを導入しようと思ってもなかなか手が出しにくいです。

ですが、最近では無料で使えたり、パソコン不要でスマートフォン一台で予約システムの運用ができる予約システムが増えています。

次に、個人事業主やスモールチームでも手軽に始めやすい予約システムを紹介します。

簡単・低価格で使えるおすすめの予約システムはこれ!

一般的な予約システムのような、導入する前だけでもかなりの費用がかかり、導入を決めてから実際に予約システムを運用し始めるまでにかかる時間や手間を考えると、予約システム導入へのハードルが高い…と思う方もいらっしゃると思います。

そんな方向けに、すぐに導入し運用を開始できたり、無料や低価格で使える予約システムをいくつかご紹介いたします!

1.豊富な機能とプランが魅力!【RESERVA】

予約システム RESERVA(レゼルバ) | 無料で予約管理
RESERVAは、無料予約システム。健康診断、貸し会議室、ヨガ教室、スクール、イベント、公共施設、ホワイトニング、クリニック、ホテルなどの予約受付に最適。オンラインレッスンの予約にも対応。Zoomと組み合わせてサービス提供が可能。

スマホでも使えて、低価格で様々な機能を利用できて様々な業種にも対応しているため、とても人気の高い予約システムです。

【無料で使える機能】

  • 予約管理・台帳
  • クーポン発行
  • googleカレンダー連携
  • オンライン決済

無料でも使える機能数がかなり充実しています。

他にもアンケート機能や、ユーザーマイページも用意されていてとても便利です。

ただし、無料プランで利用できる月間予約件数は100件までとなっています。100件を越えると予約受付ができなくなってしまいます。

また、無料プランでは、予約ページ内に広告が表示されてしまうので、広告を非表示にしたい場合には有料プランにする必要があります。

【有料で使える機能】

  • 完全会員制ページ
  • 日またぎ設定
  • キャンセル待ち
  • 予約リマインドメール

有料プランでは、月額2,000~利用ができ、プランが豊富なので、自身のビジネスにあった機能に対応したプランを選べます。

しかし、上記のような機能を利用し、不便なく予約受付を行いたい場合、有料プランの中でも月額1万円のゴールドプランがおすすめです。

日またぎ設定では、複数日にわたる予約が利用できるようになり、宿泊施設やレンタカー経営での利用にうってつけの機能です。

【こんな方にオススメ!】

  • 月額1万円以内で費用を抑え、多くの機能が使いたい
  • スタッフが少なく、予約管理は基本一人で行っている
  • オンライン決済や、アンケートを無料プランで使いたい
  • 普段googleカレンダーを使っている

なるべく費用を抑えたい、これまで予約システムを使ったことがない場合でも低価格で様々な機能が利用できるので、予約システムに興味を持ち始めた方におすすめです。

2.無料・簡単・スマホ1台で運用可能!【tol】

無料の予約システムスマホアプリ tol(トル)

tolは、個人事業主向けのスマホやタブレットで使える予約システムアプリです。

無料で、誰でも、すぐにスマホ1台で予約用webページが作成が可能です。

他の予約システムでは有料で提供されている、顧客台帳機能、予約リマインドメール機能なども無料で利用可能です。
しかも、予約件数の制限なしでお使いいただけます。

費用やWeb技術、時間などのさまざまな理由で、これまで予約システムの導入が困難だった方や、電話やSNS・メール等で予約を受けていた方も、無料で、誰でも、すぐにネット予約をはじめることが可能です。

またアプリのため、スマホ・タブレットからシンプルな操作で、予約システムを運用することが可能です。

そのため、「パソコンがない」・「外出が多い」・「操作が難しい」など、様々な理由でネット予約が困難だった方にもおすすめの予約システムです。

【無料で使える機能】

  • 予約管理機能
  • 予約のリマインドメール自動送信機能
  • 予約受付時の応答メール自動送信機能
  • 顧客台帳機能
  • 事前決済機能
  • 予約が届いたのプッシュ通知、メール通知
  • 予約受付締め切り期限設定
  • 予約用webページURL設定

無料で予約管理ができ、予約件数の制限もありません。
予約のリマインドメール機能や、予約したお客様の顧客情報を自動で蓄積する機能や、予約が入ったらスマホ端末にプッシュ通知をしてくれる機能も無料でお使いいただけます。

【こんな方におすすめ!】

  • スクール系ビジネスをしている
  • 1人または少数人数でビジネスをしている
  • パソコンを持っていない
  • 無料で予約システムを使いたい
  • 最近個人事業主になった

予約管理はもちろん、様々な機能も使えて無料・無制限なのが魅力的なスマホアプリです。予約システムを初めて導入したいと考えている方でも使いやすいです。

3.低価格で多様な業種に対応!【おさえるネット】

機能 予約システムASP【おさえるネット】
予約システムASP osaerunet(おさえるネット)の機能・仕様・動作環境一覧。汎用性が高く、飲食店やクリニック、スクールなど様々なショップ・施設にご利用いただけるオンライン予約受付管理システムをASPにてご提供。PC・モバイル(携帯電話)からインターネットによる予約を受付いただけます。

クリニック、飲食店、スクール、セミナーなど、様々な業種に対応しています。

自分のビジネスの業種に合った予約システムを選ぶことに迷っている方などにはおすすめです。

【無料で使える機能】※30日間

  • 仮予約機能
  • 予約受付期間設定
  • 予約リマインドメール

無料プランは無いものの、無料で使える試用期間が1ヶ月あります。

また、有料プランでも価格は初期費用10,500円、月額3,780円と、業界内ではかなり低価格で利用できる予約システムです。

【こんな方にオススメ!】

  • 自分の業種に合った予約システム選びに困っている
  • 低価格で使用したい
  • 無料で試せる期間が欲しい
  • 日頃からパソコンを使用している

こちらの予約システムの管理には、パソコンでの利用が必須なため、日頃からパソコンを利用している方におすすめです。

予約システムを選ぶときにチェックすべきポイントとは?

導入が簡単で、無料や低価格で使える予約システムは、先ほど紹介したサービス以外にもたくさんあります。

自分のビジネスに合った予約システムを見つけるためには、確認すべきポイントがいくつか存在します。

そんな、予約システムを選ぶときにチェックすべきポイントを以下の記事で紹介してみます。よろしければぜひ、こちらも読んでみてください。

個人事業主やスモールチームに使いやすい予約システムをつくってみました

画像14

スマホで予約用WEBページをすぐに作成

画像15

tolは、アプリから使える予約システムです。パソコン不要で、スマホやタブレットからアプリを使ってご利用いただけます。

予約用のwebページをスマホアプリからすぐ作成でき、ページのリンクを自分のホームページやSNS等に貼り付けて、「予約はこちらから」と記入すれば、誰でも簡単にネット予約を始めることができます。

必要な情報を記入するだけで、簡単に、無料で、すぐに予約用webページが作成できます。

これまでお客様と、SNSのダイレクトメッセージやメール、電話で予約のやりとりしていた方も、tolのアプリひとつで簡単にネット予約が始められます。

アプリ一つに充実の機能

画像16

予約を受けたお客様の情報をtolが自動で蓄積します。

蓄積されていく、お客様の連絡先や予約履歴が簡単に確認できます。

お客様の連絡先や予約したサービスを自分で記入したり、ノートやPCソフトを利用する必要はありません。

また、顧客メモ機能があり、生徒に関するメモを残しておくこともできます。

tolは、予約管理を行う予約台帳であり、顧客台帳としても機能します。

決済ができる

tolなら予約時にオンライン決済が可能です。

事前に決済ができることで、お客様からの無断キャンセルやドタキャンを防止できたり、お客様と直接接触することなく会計ができます。

予約のリマインドメールが送信可能

画像17

予約のドタキャンや、予約当日に来なかった…ということを防いだり、お客様に予約がちゃんとできていることを知らせる、予約リマインドメール機能があります。

予約した日の前日〜7日前まで選ぶことができ、提供するサービスに応じて好きな文章が設定ができます。

オンラインレッスンの場合、zoomのリンク等を添付して送信しておくととても便利です。

無料で使える

画像18

やはり個人事業主の方にとって負担や不安になるのが利用料の問題です。無料のプランを用意している予約システムの多くは、機能や月間の予約受付数に制限があったり、課金を強く促す電話やメールが送られてくることがほとんどです。

しかし、tolでは以上のような機能を誰でも無料でお使いいただけます。予約受付の件数に制限はありません。利用中の課金や料金の請求等はいっさいございませんのでご安心ください。

実際に使った方から、こんなお言葉をいただいております!

画像19

簡易な予約システムだが綺麗で新しい感じです。本当に3分でつくれます。無料でここまでできるのですから言うことなしです。

最近使い始めましたが、予約のリマインドメールを送れるのがすごく便利でした!

簡単な予約用のホームページ?みたいなのが立てられて、入ってきた予約をいい感じに捌けるのが良いですね

大変使い易いと思いました。
しかもわからないことが聞ける手厚いサポートはとても有難いです。

使ってみたい方いらっしゃれば是非以下のアプリストアからインストールよろしくお願いします。

▼こちらのQRコードからもダウンロードできます

▼「トルって結局どんなサービス?」というのが気になる方は是非、以下の記事を参照ください。▼

タイトルとURLをコピーしました