予約の時間になったけど、お客様が来ない。といった経験は、お店を運営していれば誰でも経験があるはずです。そんな時にどんなメールを送ったらいいんだろうと悩んだことはありませんか？
今回はそんな時に送るメールの例文を５つと、予約時間に来ないお客様への連絡際に気を付けるべき点などについての記事になります。
スマホひとつで始められる予約システムtol がご案内いたします！是非参考になれば幸いです。
早速ですがすぐに使える例文をパターン別に分けて、どんどんご紹介をできればと思います。後半では、気を付けるべき点などについて解説しております。
パターン１：初回の「予約時間に来ない客」への対応
まずは、初めて予約いただいた新規のお客様に対するメールの例文です。
例文1： 件名 [店名] ご予約に関して 本文 [予約者名] 様 [店名] です。 この度は当店にご予約をいただき誠にありがとうございます。 ご予約を、xx月xx日xx時からと承っておりましたが、ご都合のほどはいかがでしょうか。 もし、ご都合が悪ければ、是非ご返信・ご連絡をいただき、再度ご来店の日程を調整させていただけますと幸いです。 従業員一同、[予約者名] 様 とお会いできるのを楽しみしております。 もし来店された際は、ご満足いただけるように最善を尽くさせていただきます。 ご確認をいただき、ご連絡をいただけますと幸いです。 TEL：080-xxxx-xxxx MAIL：email@xxxx.com
例文2： 件名 [店名] に対するご予約について 本文 [予約者名] 様 このたびは、[店名]にご予約をいただきまして誠にありがとうございます。 以前いただいたご予約は、xx月xx日xx時からと記録しておりますが、その日時について何か変更が必要でしたでしょうか。 スタッフ一同、[予約者名] 様との再会を心待ちにしており、お客様に満足いただけるサービスを提供するために全力を尽くさせていただきます。 是非ご都合についてのご連絡をいただけますと幸いです。 TEL：080-xxxx-xxxx MAIL：email@xxxx.com
パターン2：リピーターの「予約時間に来ない客」への対応
次にご案内するのは、リピーターのお客様に対するメールの例文です。
例文3： 件名 [店名] ご予約に関して 本文 [予約者名] 様 [店名] です。 いつも当店をご愛顧いただき誠にありがとうございます。 ご予約を、xx月xx日xx時からと承っておりましたが、ご都合のほどはいかがでしょうか。 もし、本日のご都合が悪ければ、是非ご返信・ご連絡をいただき、再度ご来店の日程を調整させていただけますと幸いです。 ご確認をいただき、ご連絡をいただけますと幸いです。 TEL：080-xxxx-xxxx MAIL：email@xxxx.com
例文4： 件名 [店名] ご予約に関して 本文 [予約者名] 様 [店名] です。 いつもお世話になっております。 xx月xx日xx時からのネット予約を頂いておりましたが、ご都合のほどいかがでしょうか? もし、本日のご都合が悪ければ、是非ご返信・ご連絡をいただき、再度ご来店の日程を調整させていただけますと幸いです。 ご確認をいただき、ご連絡をいただけますと幸いです。 TEL：080-xxxx-xxxx MAIL：email@xxxx.com
パターン3：フレンドリーなトーンでのメール
最後にご案内するのは、親しいお客様に対するフレンドリーな形式のメールの例文です。
例文5： 件名： [店名] ご予約について 本文： [予約者名] 様 いつもありがとうございます！ 先日、[予約者名]様から頂いた予約って、xx月xx日xx時からでしたよね。 ご都合っていかがでしょうか...? もし何か予定が入ってしまったり、都合が悪くなってしまったら、お気軽にご連絡ください！ ご都合に合わせて、予定を調整いたします。 ご確認のほどよろしくおねがいいたします！ TEL：080-xxxx-xxxx MAIL：email@xxxx.com
予約時間に来ない客とのコミュニケーションの重要性
予約時間に来ない人にわざわざ連絡する必要があるのか？と思う事業者様もいらっしゃるかと思いますが、tolでは非常に重要なコミュニケーションであると考えています。
予約時間に来ないお客様は、来なかったけど最初は来る意思があり、一度はご予約をいただいたお客様です。
丁寧に対応をすれば、次回以降の来店へとつながることもあります。安定的な店舗運営には、リピーターの獲得が一番重要なため、誠実に対応し長期的にいい関係を気づくことを重要視してみてはいかがでしょうか。
また、予約時間に来れなかった理由も、お客様によりそれぞれです。
単純に忘れていた人もいれば、急用や体調不良の方もいらっしゃいます。そういったお客様それぞれの背景に対する理解と寄り添いも重要です。忘れていた方にも、仕事や家庭が忙しすぎてうっかり忘れいた方もいらっしゃいます。
まずは、一度丁寧にコミュニケーションをとってみて、再来店に繋げられるかを確認してみてはいかがでしょうか。
まとめ
いかがでしたでしょうか。予約時間に来ないお客様へのメールについて解説いたしました。
予約をキャンセルされてしまっても、その後の対応によってはリピーターにつながったり、お店の印象アップになったりすることも。結果として、キャンセル率の低下につながることもあります。
この記事が悩んでいる方の少しでもお役に立てたら嬉しいです。
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