完全予約制とは？

事前に予約をとったお客様だけ受付するのが、予約制です。
その意味を強調するために完全予約制と呼ばれることもあります。
つまり完全予約制を採用した場合、予約をしていないお客様は受付もすることができません。

完全予約制とした場合、お店としては、飛び込みで急にお客様が入ってくることを防ぐことが可能です。まや、事前に時間やかかるコストをコントロールしやすくすることが可能となります。

サロンやクリニックなどで「決まった一人の人を指名してしっかり施術してもらいたい」、「コロナで不特定多数人がいる混んでいる場所に行きたくない」、といったお客様にも対応することができます。

お店視点の完全予約制のメリット

1. お客様をお待たせせずスムーズに案内できる

完全予約制なのでお客様の来る時間、施術時間などを把握しやすいのでサロンやクリニック内の混雑を防げます。
コロナ禍において混雑を避けることは、クラスターの発生の抑止にもつながります。また、お客様をスムーズに案内できることでお客様の満足度上昇にもつながります。

2. コストが読みやすい

完全予約制なので来店人数や施術内容が読みやすいので準備にかかるコスト、施術にかかるコストが読みやすくコストが余ったり足りなくなったりするのを防ぐことができます。
また来店人数が把握できるため、小規模の個人サロンやクリニック、飲食店などでも導入しやすいというメリットもあります。

3. 終わりの時間が把握しやすい

完全予約制なので一日の施術人数や終わる時間を自由にコントロールできます。自分の都合に合わせた予定を組めるので時短勤務や子育て中にも対応できます。

お店視点の完全予約制のデメリット

1. 1日にできるお客様の人数が限られる

完全予約制はかかるコストを想定できる反面、利益が想定を上回ることはなく、なかなかすぐには大きな利益につながりません。  

2. 飛び込みのお客様のご来店が減る可能性がある

完全予約制なので予約のないお客様は受付することができません。それにより「予約するのが面倒で今から行きたい」、「急に予定が空いてしまい、時間があるので行きたかったサロンに行きたい」、といったニーズに答えることが難しくなります。

その他の予約のとり方

上記までで、完全予約制の解説をしてきましたが、ほかにも予約システムがいくつかありますのでご紹介します。

1. 受付順番制　

予約システムの中で一番シンプルなもので、お客様からの予約はとらず、当日の受付の順番で施術を行う方法です。予約システムの運用費などのコストが削減される反面、ある一定の時間帯にお客様が集中してしまうとお客様の待ち時間が長くなり、スムーズに案内できません。また、いつ、どのくらいお客様が来るか予想できないので、混み合って待ち時間が長くなり、クレームが発生してしまうことがあります。

2. 予約優先制

予約優先制とは、お客様から予約を受付けるかたわら、当日は予約なしの患者さんも受け入れる予約システムの一つです。そして、予約をしていたお客様はできる限り予約時間に施術を行い、予約をしていないお客様はその合間に受付順に施術を行うことになります。

3. 時間帯予約制

時間帯予約制とは、基本的に予約優先制と似ていますが、かならずしも予約を優先させないという予約システムです。時間”帯”予約という言葉が表すように、10:00～10:30の予約というような予約の時間に幅をもたせ、合間に予約をしていないお客様を施術することによって、よりスムーズなクレームの起こりにくいものとなっています。

まとめ

いかがでしたか？今回解説した完全予約制の予約システムはコロナ禍に合った個人サロンなどでも運用しやすい予約システムでした。自分やお客様のニーズに合った予約システムを見つけて、運用してみてください！

スモールビジネスの予約受付をするならfreee予約がおすすめ

最後に弊社サービスのfreee予約のご案内をさせてください。

freee予約は、アプリから簡単に誰でも使える予約システムです。

スマホやタブレット一つで簡単にネット予約用のサイトを作成でき、誰でもすぐにネット予約を導入することが可能になっています。

数万事業者の方にご導入をいただいており、その中でも多くのスモールビジネスの皆様にご利用をいただいております。その継続率は99％！
是非これを機に以下のリンクからアプリをインストールしていただき、お試しをいただけますと幸いです。

The post 完全予約制とは？導入するメリットとデメリットまで完全解説 first appeared on tol magazine.

今回はそんな予約のお断りメールの書き方を例文付きで徹底解説いたします。お断りする際にどんな文面を送信するか悩んでいる方の参考になりますと嬉しいです。

予約をお断りするときに大切なこと

お客様から予約をしていただいたにもかかわらず、お断りしなければならない理由として、「予約枠がいっぱいであるため」が一番多いかと思われます。

その他の理由としては、「予約日が定休日だった」、「ダブルブッキングが発生してしまった」、「ショップスタッフの体調不良」などが挙げられます。

やむをえずお客様の予約をお断りする際に大切なことは、なるべく早く連絡することと、誠実に対応することです。

なるべく早く連絡することで、お客様側の予定の調整もしやすくなりますし、代替の予約も取りやすくなります。

また、せっかくしてくれた予約をお断りするため、メールを受けてお客様はあまり良い気持ちにはならないのが一般的です。

しかし、そんな状況でもしっかりとお客様の気持ちを考え、寄り添い、誠実に対応することで、良い印象に繋がりやすいです。

予約のお断りメールを作成するときのポイント

ここでは、予約のお断りメール作成の際に気を付けるポイントについて解説していきます。

予約をしてくれたことへの感謝をする

まずは、予約をしていただいたことへの感謝を述べましょう。

ショップに興味を持って、お客様の予定を調整していただいた上で、貴重な時間を使って予約していただいたことへの感謝です。リピーターのお客様の場合は、いつもご利用いただいている感謝を述べても良いでしょう。

お断りの気持ちが先走るあまり、感謝の気持ちを伝えるのを忘れないようにしましょう。

【例】

• この度は当サロンにご予約のリクエストをいただきまして、誠にありがとうございました。
• いつも当サロンをご利用いただきまして、ありがとうございます。

断る理由を添える

次に、やむをえず予約をお断りしなければならない理由を簡潔に述べましょう。

理由なく予約をお断りしてしまうと、お客様はなぜ断られたのかわからず、不快な気持ちになってしまったり、その後にお客様とのトラブルにもなりやすいため、お断りの際にわかりやすく簡潔に理由を添えるのがベターです。

【例】

• 満席のため、
• 臨時休業日のため、
• コロナ感染のため、

直接的な表現は避ける

そして、メール内では、ぶっきらぼうな表現や、直接的すぎる表現はなるべく避けることが望ましいです。

ショップ側としてそのつもりがなくても、誤解をされてしまったり、悪い印象を持たれかねません。

ちょっとした言い回しを工夫することで、少しでもお客様が嫌な気持ちになることを防ぎ、ショップへの印象アップに繋げましょう。

【悪い例】

• 予約はお断りいたします。すみません。
• 別の日程で再度予約してください。

【良い例】

• 大変申し訳ありませんが、予約をお受けすることができない状況です。
• その日は満席となっております。せっかくご予約いただいたにもかかわらず、ご意向に添えず、申し訳ありません。

再予約のお願いをする

最後に、再来店・再予約のお誘いをすると良いでしょう。

お客様は再度予約リクエストしづらくなってしまいます。そのため、「ぜひお客様に来店していただきたい」「気軽に再度予約リクエストをして欲しい」、という気持ちを伝えましょう。

場合によっては、次回予約が解放された際などに、優先的にご案内するといった対応もおすすめです。

【例】

• お手数をおかけいたしまして大変恐縮ですが、別日でお客様のご都合の良い日を教えていただけますか？
• 近いお日にちですと、〇〇日に空きがございますが、ご都合いかがでしょうか？
• ご連絡お待ちしております。

予約のお断りメールのメール例文（全文）

以上のポイントをふまえて、予約をお断りする際のメールの例をご紹介します。

予約が満席でお断りする場合

〇〇様 
この度は、【サロン名】にご予約いただきまして、
誠にありがとうございます。 

お客様にご予約リクエストをいただいた12月12日は、
すでにご予約のお客様で満席となっております。
せっかくご予約していただいたにもかかわらず、
大変申し訳ございません。 

もしよろしければ、
別のお日にちでご予約を承らせていただきたいのですが、いかがでしょうか？ 
直近ですと、○○日の１４時から現在空きがございます。
また、予約サイトも随時更新しておりますので、
そちらからのご予約も可能でございます。

お手数をおかけいたしまして大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇様とお会いできますことを心待ちにしております。

休業日でお断りする場合

△△様
この度は、【サロン名】にご予約の申し込み、
誠にありがとうございました。

ご予約いただきました12月12日は、
大変恐縮ですが、当サロンの休業日となっております。
△△様のご意向に沿うことができず、
大変申し訳ございません。

同じ時間帯でのご希望でしたら、
12月14日に空きがございますが、ご予定いかがでしょうか。
ご検討いただけますと幸いです。
ご連絡お待ちしております。

新型コロナ感染でお断りする場合

□□様
いつも当サロンをご利用いただきまして、
誠にありがとうございます。

本日弊社社員の新型コロナ感染により、
従業員全員の隔離・店舗の消毒を実施するため、
１２月１１日から3日間、臨時休業させていただくこととなりました。

そのため、□□様がご予約されております12月12日のご予約を
一度キャンセル処理をさせていただきたく存じます。
大変ご迷惑をおかけいたしまして、申し訳ありません。

12月１４日から感染対策をさらに徹底し
通常営業を再開する予定でございますので、
14日以降の□□様のご都合の良い日程を
このメールに返信いただく形でいただくことは可能でしょうか？
また、HP内の予約サイト内からでもご予約を承っております。

大変ご不便をおかけいたしまして申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

予約受付の際には予約システムの導入がおすすめ

メールやDMなどで予約を受付・管理するのが面倒だな…と思ったことはありませんか？

予約受付の際に、予約システムサービスやアプリを導入することで、ショップ側も予約管理や顧客管理がしやすくなるだけでなく、お客様もショップの空き状況がひと目でわかります。

freee予約 magazineでは、予約システムについての記事をたくさん公開していますのでぜひご覧ください。

サロンにおすすめ予約システムを紹介！紙での予約表を卒業しよう

予約表は、美容院、エステサロン、ネイルサロンなどのサロン系の店舗で必要な業務シートです。多くの方が、ノート形式の既製品を使うか、Excelを使ってパソコンで作成しているかと思います。しかし、予約を受け付けて手書きで入力していく手間や、ほぼ毎

tol-app.jp

【2025年最新】おすすめの無料予約システム10選を徹底比較｜失敗しない選び方や注意点も解説

予約受付や事前決済、顧客情報の管理ができる予約システムのなかには、無料ではじめられるプランを用意しているものもあります。開業時や小規模の店舗を運営している場合には、最低限の機能が備わった無料の予約システムを導入するのがおすすめです。本記事で

tol-app.jp

まとめ

いかがでしたか？

今回は予約のお断りメールの書き方を例文付きで解説しました。

予約を断るのはとても心苦しいことではありますが、曖昧に対応したりせずしっかりと誠実に対応することが大切です。

freee予約 magazineでは予約のお断りメールのほかに、予約キャンセルメールについても例文付きで解説しております。

お客様対応の際にぜひ参考にしていただけますと幸いです。

予約キャンセルメールへの返信例文１０選【エステ・サロン向け】

エステやサロンを運営するなかで、避けて通れないのがキャンセル対応です。最近では予約のオンライン化にともなって、キャンセル連絡もメールやメッセージなどで行われるケースが増えてきました。今回はこうした予約キャンセルメールへの返信の方法を例文付きで解説します。

tol-app.jp

The post 予約お断りメールの作り方を例文付きで解説！【エステ・サロン向け】 first appeared on tol magazine.

予約優先制とは？

予約優先制とは、前日までは予約を受付し、当日予約のないお客様はご来店順にサービス提供していく予約のとり方のことです。

予約をしていたお客様はできる限り予約時間にサービス提供を行い、予約をしていないお客様はその合間に受付順にサービス提供を行うことになります。
完全予約制と受付順番制のハイブリッドのようなシステムなので、近年導入しているサロンやクリニックなどが増えています。

予約優先制を導入するメリット

1. 予約してもらうことでお客様をお待たせせずスムーズに案内できる

受付順に案内する受付順番制とは違い、予約していただいたお客様にはしっかりと予約した時間に来てもらうことでお客様をお待たせすることなくスムーズに案内ができます。
予約していただいた時間に案内することでお客様の満足度も向上し、サロンやクリニックへのクレームも少なくなるといえます。

2. 様々なお客様に対応できる

予約していないお客様にも対応できるのでいろいろな背景やシチュエーションをお待ちのお客様などにも広く施術できます。
例えば急にお肌に異常が出てしまったお客様が、原因究明や症状の改善などをご希望し、サロンやクリニックに駆け込む際や、急なデート等が入ってしまったお客様へのケアなどにも対応可能です。
また、平日お仕事があるお客様などがお仕事が早く終わって時間がある場合や急に休みになった場合などにも需要があると思われます。

3. 新規のお客様を獲得できる

上記のように、予約をされていらっしゃらないお客様にも対応できると言う事は、普段のお客様だけでなく、近くを通ったお客様や、たまたま出張や旅行でいらして下さったお客様などにも気軽にご来店していただきやすくなります。
また予約をするという行為を面倒だと感じている人や、一見さんお断りのイメージで行きづらさを感じているお客様にもご利用していただきやすい予約のとり方になっています。

予約優先制を導入するデメリット

1. 待ち時間が長くなる可能性がある

予約をしているお客様が施術している合間に予約をしていないお客様を施術するので予約をしている時間より少しだけお待たせしてしまうなど、予約時間ぴったりにご案内できない場合があります。
また、予約をしているお客様で枠がいっぱいだと全てのお客様が終わった後に予約をしていないお客様を施術することになるので予約をしていないお客様がとても長時間待つ場合もあります。

2. 終わりの時間やコストが読めない

上記のように予約をしていないお客様を対応していると終わりの時間が読めないことがあります。
また、1日あたりのお客様の人数を把握しづらいのでかかるコストなども読みにくい傾向があります。例えばその日予約のお客様がいなくても予約のないお客様を受け入れる場合を考えてお店等を開けなければなりません。

予約優先制を導入するデメリットへの対策

1. 予約枠の制限

予約優先制の予約システムにおいて、予約をしているお客様や予約をしていないお客様それぞれの待ち時間を短縮する方法として、ある程度お客様が来店する時間や人数が読める場合予約枠を制限することによってある程度の混雑を避けることができます。
サロンやクリニック内でどのくらいの人数を対応できるかを判断しそれに合った予約枠の解放が求められます。

2. 予約システムサービスの活用

予約優先性は、予約しているお客様と予約してないお客様を同時に対応しなければならないので、予約をしているお客様と予約していないお客様の順番が不自然に前後してしまったり予約が重複してしまうことなどは避けなければなりません。
そのためにオンラインの予約システムなどを活用したり受付の方と施術担当の方との連携も大切です。

tol magazineでは無料も含めたオンライン予約システムのおすすめ比較の記事もありますので参考にしてみて下さい！

【無料あり】オンライン予約システムおすすめ6つを比較！

いつでもどこでもネットで予約ができ、予約業務の負担を減らせるおすすめのオンライン予約システムを紹介！予約システムのメリットや、選ぶ際に確認すべきポイント、各サービスの比較についてもまとめました。

tol-app.jp

その他予約システム

1. 受付順番制

予約システムの中で一番シンプルなもので、お客様からの予約はとらず、当日の受付の順番で施術を行う方法です。予約システムの運用費などのコストが削減される反面、ある一定の時間帯にお客様が集中してしまうとお客様の待ち時間が長くなり、スムーズに案内できません。また、いつ、どのくらいお客様が来るか予想できないので、混み合って待ち時間が長くなり、クレームが発生してしまうことがあります。

2. 完全予約制

事前に予約をとったお客様のみにだけ施術をするのが完全予約制です。つまり予約をしていないお客様は受付もすることができません。ですから、サロンやクリニックなどで「決まった一人の人を指名してしっかり施術してもらいたい」、「コロナで不特定多数人がいる混んでいる場所に行きたくない」、といったお客様に対応することができます。お客様を基本的に一切お待たせせずご案内できるのでスムーズな施術ができ、対応するお客様の人数が把握しやすくかかるコストなども読みやすくなります。

まとめ

いかがでしたか？今回は予約優先制のメリットデメリットを含め詳しく解説しました。予約優先制は様々なお客様にも対応でき従来のスタンダードである受付順番制とコロナ禍で注目されている完全予約制のいいとこ取りのシステムになります。それぞれのサロンやクリニックに合った予約システムを選んでくださいね！

The post 予約優先制とは？導入のメリットとデメリットまで完全解説 first appeared on tol magazine.