予約優先制とは？導入のメリットとデメリットまで完全解説

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予約優先制という予約のとり方を採用するサロンや病院などが、昨今とても増えております。
お店側としては、世の中の状況やお客様のニーズなどにあわせて、それぞれのお店にとって最適な予約のとり方を採用する必要がありますが、その中で予約優先制とは一体どういった予約方法なのでしょうか。
この記事では最近注目されつつある、予約優先制について解説いたします。また、予約優先制のメリット・デメリットについても解説しておりますので、ご参考になれば幸いです。

予約優先制とは？

予約優先制とは、前日までは予約を受付し、当日予約のないお客様はご来店順にサービス提供していく予約のとり方のことです。

予約をしていたお客様はできる限り予約時間にサービス提供を行い、予約をしていないお客様はその合間に受付順にサービス提供を行うことになります。
完全予約制と受付順番制のハイブリッドのようなシステムなので、近年導入しているサロンやクリニックなどが増えています。

予約優先制を導入するメリット

  1. 予約してもらうことでお客様をお待たせせずスムーズに案内できる

受付順に案内する受付順番制とは違い、予約していただいたお客様にはしっかりと予約した時間に来てもらうことでお客様をお待たせすることなくスムーズに案内ができます。
予約していただいた時間に案内することでお客様の満足度も向上し、サロンやクリニックへのクレームも少なくなるといえます。

  1. 様々なお客様に対応できる

予約していないお客様にも対応できるのでいろいろな背景やシチュエーションをお待ちのお客様などにも広く施術できます。
例えば急にお肌に異常が出てしまったお客様が、原因究明や症状の改善などをご希望し、サロンやクリニックに駆け込む際や、急なデート等が入ってしまったお客様へのケアなどにも対応可能です。
また、平日お仕事があるお客様などがお仕事が早く終わって時間がある場合や急に休みになった場合などにも需要があると思われます。

  1. 新規のお客様を獲得できる

上記のように、予約をされていらっしゃらないお客様にも対応できると言う事は、普段のお客様だけでなく、近くを通ったお客様や、たまたま出張や旅行でいらして下さったお客様などにも気軽にご来店していただきやすくなります。
また予約をするという行為を面倒だと感じている人や、一見さんお断りのイメージで行きづらさを感じているお客様にもご利用していただきやすい予約のとり方になっています。

予約優先制を導入するデメリット

  1. 待ち時間が長くなる可能性がある

予約をしているお客様が施術している合間に予約をしていないお客様を施術するので予約をしている時間より少しだけお待たせしてしまうなど、予約時間ぴったりにご案内できない場合があります。
また、予約をしているお客様で枠がいっぱいだと全てのお客様が終わった後に予約をしていないお客様を施術することになるので予約をしていないお客様がとても長時間待つ場合もあります。

  1. 終わりの時間やコストが読めない

上記のように予約をしていないお客様を対応していると終わりの時間が読めないことがあります。
また、1日あたりのお客様の人数を把握しづらいのでかかるコストなども読みにくい傾向があります。例えばその日予約のお客様がいなくても予約のないお客様を受け入れる場合を考えてお店等を開けなければなりません。

予約優先制を導入するデメリットへの対策

  1. 予約枠の制限

予約優先制の予約システムにおいて、予約をしているお客様や予約をしていないお客様それぞれの待ち時間を短縮する方法として、ある程度お客様が来店する時間や人数が読める場合予約枠を制限することによってある程度の混雑を避けることができます。
サロンやクリニック内でどのくらいの人数を対応できるかを判断しそれに合った予約枠の解放が求められます。

  1. 予約システムサービスの活用

予約優先性は、予約しているお客様と予約してないお客様を同時に対応しなければならないので、予約をしているお客様と予約していないお客様の順番が不自然に前後してしまったり予約が重複してしまうことなどは避けなければなりません。
そのためにオンラインの予約システムなどを活用したり受付の方と施術担当の方との連携も大切です。

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その他予約システム

  1. 受付順番制

予約システムの中で一番シンプルなもので、お客様からの予約はとらず、当日の受付の順番で施術を行う方法です。予約システムの運用費などのコストが削減される反面、ある一定の時間帯にお客様が集中してしまうとお客様の待ち時間が長くなり、スムーズに案内できません。また、いつ、どのくらいお客様が来るか予想できないので、混み合って待ち時間が長くなり、クレームが発生してしまうことがあります。

  1. 完全予約制

事前に予約をとったお客様のみにだけ施術をするのが完全予約制です。つまり予約をしていないお客様は受付もすることができません。ですから、サロンやクリニックなどで「決まった一人の人を指名してしっかり施術してもらいたい」、「コロナで不特定多数人がいる混んでいる場所に行きたくない」、といったお客様に対応することができます。お客様を基本的に一切お待たせせずご案内できるのでスムーズな施術ができ、対応するお客様の人数が把握しやすくかかるコストなども読みやすくなります。

まとめ

いかがでしたか？今回は予約優先制のメリットデメリットを含め詳しく解説しました。予約優先制は様々なお客様にも対応でき従来のスタンダードである受付順番制とコロナ禍で注目されている完全予約制のいいとこ取りのシステムになります。それぞれのサロンやクリニックに合った予約システムを選んでくださいね！

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