エステやサロンを運営していく上で、お客様からせっかく予約をリクエストしていただいても、やむをえずお断りしなければいけない場面もあるかと思います。お断りする際のメールの書き方で予約者様のショップへの印象は良くも悪くもなってしまうため、工夫が必要です。
今回はそんな予約のお断りメールの書き方を例文付きで徹底解説いたします。お断りする際にどんな文面を送信するか悩んでいる方の参考になりますと嬉しいです。
予約をお断りするときに大切なこと
お客様から予約をしていただいたにもかかわらず、お断りしなければならない理由として、「予約枠がいっぱいであるため」が一番多いかと思われます。
その他の理由としては、「予約日が定休日だった」、「ダブルブッキングが発生してしまった」、「ショップスタッフの体調不良」などが挙げられます。
やむをえずお客様の予約をお断りする際に大切なことは、なるべく早く連絡することと、誠実に対応することです。
なるべく早く連絡することで、お客様側の予定の調整もしやすくなりますし、代替の予約も取りやすくなります。
また、せっかくしてくれた予約をお断りするため、メールを受けてお客様はあまり良い気持ちにはならないのが一般的です。
しかし、そんな状況でもしっかりとお客様の気持ちを考え、寄り添い、誠実に対応することで、良い印象に繋がりやすいです。
予約のお断りメールを作成するときのポイント
ここでは、予約のお断りメール作成の際に気を付けるポイントについて解説していきます。
予約をしてくれたことへの感謝をする
まずは、予約をしていただいたことへの感謝を述べましょう。
ショップに興味を持って、お客様の予定を調整していただいた上で、貴重な時間を使って予約していただいたことへの感謝です。リピーターのお客様の場合は、いつもご利用いただいている感謝を述べても良いでしょう。
お断りの気持ちが先走るあまり、感謝の気持ちを伝えるのを忘れないようにしましょう。
【例】
- この度は当サロンにご予約のリクエストをいただきまして、誠にありがとうございました。
- いつも当サロンをご利用いただきまして、ありがとうございます。
断る理由を添える
次に、やむをえず予約をお断りしなければならない理由を簡潔に述べましょう。
理由なく予約をお断りしてしまうと、お客様はなぜ断られたのかわからず、不快な気持ちになってしまったり、その後にお客様とのトラブルにもなりやすいため、お断りの際にわかりやすく簡潔に理由を添えるのがベターです。
【例】
- 満席のため、
- 臨時休業日のため、
- コロナ感染のため、
直接的な表現は避ける
そして、メール内では、ぶっきらぼうな表現や、直接的すぎる表現はなるべく避けることが望ましいです。
ショップ側としてそのつもりがなくても、誤解をされてしまったり、悪い印象を持たれかねません。
ちょっとした言い回しを工夫することで、少しでもお客様が嫌な気持ちになることを防ぎ、ショップへの印象アップに繋げましょう。
【悪い例】
- 予約はお断りいたします。すみません。
- 別の日程で再度予約してください。
【良い例】
- 大変申し訳ありませんが、予約をお受けすることができない状況です。
- その日は満席となっております。せっかくご予約いただいたにもかかわらず、ご意向に添えず、申し訳ありません。
再予約のお願いをする
最後に、再来店・再予約のお誘いをすると良いでしょう。
お客様は再度予約リクエストしづらくなってしまいます。そのため、「ぜひお客様に来店していただきたい」「気軽に再度予約リクエストをして欲しい」、という気持ちを伝えましょう。
場合によっては、次回予約が解放された際などに、優先的にご案内するといった対応もおすすめです。
【例】
- お手数をおかけいたしまして大変恐縮ですが、別日でお客様のご都合の良い日を教えていただけますか？
- 近いお日にちですと、〇〇日に空きがございますが、ご都合いかがでしょうか？
- ご連絡お待ちしております。
予約のお断りメールのメール例文（全文）
以上のポイントをふまえて、予約をお断りする際のメールの例をご紹介します。
予約が満席でお断りする場合
〇〇様 この度は、【サロン名】にご予約いただきまして、 誠にありがとうございます。 お客様にご予約リクエストをいただいた12月12日は、 すでにご予約のお客様で満席となっております。 せっかくご予約していただいたにもかかわらず、 大変申し訳ございません。 もしよろしければ、 別のお日にちでご予約を承らせていただきたいのですが、いかがでしょうか？ 直近ですと、○○日の１４時から現在空きがございます。 また、予約サイトも随時更新しておりますので、 そちらからのご予約も可能でございます。 お手数をおかけいたしまして大変恐縮ですが、 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇様とお会いできますことを心待ちにしております。
休業日でお断りする場合
△△様 この度は、【サロン名】にご予約の申し込み、 誠にありがとうございました。 ご予約いただきました12月12日は、 大変恐縮ですが、当サロンの休業日となっております。 △△様のご意向に沿うことができず、 大変申し訳ございません。 同じ時間帯でのご希望でしたら、 12月14日に空きがございますが、ご予定いかがでしょうか。 ご検討いただけますと幸いです。 ご連絡お待ちしております。
新型コロナ感染でお断りする場合
□□様 いつも当サロンをご利用いただきまして、 誠にありがとうございます。 本日弊社社員の新型コロナ感染により、 従業員全員の隔離・店舗の消毒を実施するため、 １２月１１日から3日間、臨時休業させていただくこととなりました。 そのため、□□様がご予約されております12月12日のご予約を 一度キャンセル処理をさせていただきたく存じます。 大変ご迷惑をおかけいたしまして、申し訳ありません。 12月１４日から感染対策をさらに徹底し 通常営業を再開する予定でございますので、 14日以降の□□様のご都合の良い日程を このメールに返信いただく形でいただくことは可能でしょうか？ また、HP内の予約サイト内からでもご予約を承っております。 大変ご不便をおかけいたしまして申し訳ございませんが、 何卒よろしくお願いいたします。
予約受付の際には予約システムの導入がおすすめ
メールやDMなどで予約を受付・管理するのが面倒だな…と思ったことはありませんか？
予約受付の際に、予約システムサービスやアプリを導入することで、ショップ側も予約管理や顧客管理がしやすくなるだけでなく、お客様もショップの空き状況がひと目でわかります。
tol magazineでは、予約システムについての記事をたくさん公開していますのでぜひご覧ください。
まとめ
いかがでしたか？
今回は予約のお断りメールの書き方を例文付きで解説しました。
予約を断るのはとても心苦しいことではありますが、曖昧に対応したりせずしっかりと誠実に対応することが大切です。
tol magazineでは予約のお断りメールのほかに、予約キャンセルメールについても例文付きで解説しております。
お客様対応の際にぜひ参考にしていただけますと幸いです。
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