美容院やホテルの予約をした際に、 当日のサービスやプランの内容などを、前日にメールで受け取ったことはないでしょうか。
こういったメールは予約リマインドメールと呼ばれ、 キャンセル防止や、お客様の不明点を解消する目的で送られます。
トルのアプリにも予約リマインドメール機能があり、 サービス提供者の皆様にご利用をお勧めしている機能の一つです。
そんな予約リマインドメールの重要性やメリットについてご紹介いたします。
予約のリマインドメールとは？
予約リマインドメールとは、予約日の前日などに、当日のサービスやプランの内容などが送られてくるメールのことを言います。
予約のお忘れメールや、予約確定メール、前日確認メール、予約リマインダーメールとも言われています。
当日のキャンセル防止や、お客様が当日サービスを受けるにあたっての不明点解消の目的で送られます。
メールに記載される内容は、予約日時や料金、場所や注意事項、連絡先などを御記載いただくことが一般的ですが、最近ではオンラインレッスン開催などの需要もあり、参加用URLやパスワードをご記載いただくことも増えてまいりました。
予約リマインドメールの文面サンプル例文
どういった文面を送れば良いのかは、実際にトルでご設定いただいている文面をご覧になっていただく方がわかりやすいと思います。
ですので、実際にトルでご設定いただいている文面をいくつかご紹介いたします。（※お名前や連絡先など架空のものに差し替えております。）
◆料理教室を開催している方のメール文面
▼件名
港南お料理教室Yuu’s kitchenです。ご予約の前日となりました。▼文面
港南お料理教室Yuu’s kitchenです。
教室開催日の前日となりました。当日は、お会いできますことを心よりお待ちしております。😊
当日の持ち物に関しては以下の通りとなっております。ご持参いただくことお忘れないようによろしくお願いいたします。
※持ち物❗️
・包丁
・エプロン
・代金：3000円
・メモ帳、筆記用具どうぞお気をつけてお越しくださいませ🙏
住所：横浜市港南区港南x-xx-xx
電話番号：090-xxxx-xxxx
LINEID：xxxxx
◆オンラインヨガレッスンを開催している方のメール文面
▼件名
【Miki Yoga@千駄ヶ谷】ご予約の確認▼文面
Miki Yoga@千駄ヶ谷です🧘♀️
ご予約ありがとうございます☺️
ご予約の【2日前】となりましたので、念のためお知らせ申し上げます。
当日は、オンラインレッスンですが、お顔を拝見できますことを楽しみにしております😊
時間になりましたら、以下の参加用URLをクリックしていただき、パスワードを入力してログインしてください。
参加用URL：https://onlinelessontol.com/xxxxxxxx
パスワード：xxxxxx連絡先電話番号：090-xxxx-xxxx
連絡先メールアドレス：Miki-Yoga@tol-sample.com
いかがでしょうか。連絡先や住所などの必要な情報に合わせて、お客様が当日ご来店されることを楽しみにしているような文言を添えることで、お客様も安心と期待感を持って、当日を迎えることが可能となります。
予約リマインドメールを送ることのメリットとは？
予約のリマインドメールを送ることは、お客様・サービス提供者様双方にとってメリットがあります。では、具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか？改めて確認してみましょう。
１.お客様の予約うっかり忘れを防げる
実際にご予約された時から、当日まで期間が開いてしまうと、お客様自身も予約していたことを忘れてしまうということもございます。
予約リマインドメールを送ると、そんなうっかり忘れを防止することが可能です。
お客様にとっても、せっかく予約したサービスを受けられないということも防ぐことができ、サービス提供をする人にとっても、当日の無断キャンセルを防ぐことができます。
２.予約がしっかり入っていることをお知らせし、お客様に安心していただく
多くの予約システムでは、予約完了後すぐに自動で送信される予約完了メール機能がついていることがほとんどです。
しかし、それだけでなくサービス提供者様から事前にメールが届くことで、「本当に予約ができているんだな」と安心感をもたらすことができます。
また、メール本文中に場所や料金が書かれていると、お客様も余裕をもって準備をすることが可能です。
当日、道に迷ってサービス提供時間に間に合わなかったり、必要なお会計金額のご用意を忘れてしまったりといったことを防ぐことができます。
3. ドタキャンを防げる
予約リマインドメールを確認したことによって、その日にサービスを受けられないことに気づいたお客様が、事前に都合が悪い旨を連絡していただける場合がございます。
一見すると、キャンセルが増えてしまうのでは？と思いますが、キャンセルを事前に把握することによって、他のお客様のご予約を受付可能になります。
キャンセルが心配な場合はキャンセルポリシーなどを、事前に決めておき、そちらをリマインドメールに載せることで、キャンセル料金などをいただくことも可能です。
tolにもあります！予約リマインドメール機能
tolにも、予約リマインドメールを自動で送る機能がございます。
サービスごとに、メールの件名や内容を自由にご設定頂けます。
サンプルテキストがございますので、文面に悩まれる必要もございません。
送信日も、当日の1日前〜7日前で自由に選択可能です。
ご提供いただくサービスに応じて、柔軟にお使いいただけます。
無料でご利用頂けますので、お気軽にお試しください。
詳細は以下をご覧ください。
1. スマホで簡単！すぐに設定可能
tolはスマホアプリで使える予約システムです。
そのため、面倒な予約リマインドメールの設定が、スマホ一つで誰でもすぐに可能です。
パソコンを開いて、メールを一件一件送信する必要はございません。
2. 送信日を自由に設定可能！
リマインドメールといえば前日に送信されることが多いですが、tolなら好きなタイミングで送信することができます。
サービス提供日時の1日前〜7日前の間で、自由に選択可能です。
3. メール本文の内容を設定できます
送られる本文の内容も、サービスごとに自由に設定が可能です。
料金、場所や注意事項、連絡先などをご記載いただいたり、オンラインレッスン参加用URLやパスワードをご記載いただいたり、使い方は自由です。
サービスやビジネスに合った文章を作成できるので、様々な業種の方にお使いいただけます。
使ってみたい方いらっしゃれば是非以下のアプリストアからインストールよろしくお願いします。
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