エステサロンを運営していく上で大切な作業の一つである顧客管理。しかし、手書きのカルテなどを利用した管理では時間も労力もかかり、そのことに悩んでいる方も多いのではないでしょうか？ そこで今回は効率的に顧客管理ができる電子カルテの使い方や、オススメのサービスをご紹介します。
エステサロンには顧客カルテが必須
エステサロン運営において、カルテなどによる顧客管理はとても大事な作業の一つです。今後のサービスの改善や、より良いサロンづくりに向けて、各お客様の抱えている悩みやニーズ、これまでの施術内容などをまとめておくことは、とても重要だからです。
カルテの管理方法には大きく分けて3種類あります。
- 紙のカルテに書いてもらいそれを直接管理
- 紙に書いてもらったカルテをPCなどに転写して管理
- 電子カルテ対応のクラウドサービスやアプリなどを使ってオンライン上で管理
紙のカルテに書いてもらいそれを直接管理
最も一般的な管理の方法といえるのが、お客様に紙のカルテに記入していただき、それを直接管理・保存しておくというものでしょう。現在も多くの病院などでも広く利用されている方法です。
紙のカルテは、紙とペンさえあればすぐお客様の情報を保管できるというメリットがあります。しかし、お客様の数が増えてくると、カルテを保管するスペースや、該当のお客様のカルテを探すのに時間がかかったり……という悩みが出てくるケースも。
多くのスタッフの方を抱えられる病院などでは、あまり困らないかもしれませんが、個人や少人数で運営されるサロンにとっては、あまり効率的な顧客管理の方法とはいえないかもしれません。
紙に書いてもらったカルテをPCなどに転写して管理
お客様が来店した際に情報を紙に書いてもらい、その情報を後からパソコンなどに転記する方法です。
転記する先はエクセルやGoogleスプレッドシートなどが一般的です。
エクセルなどはオフラインでも使えることから、通信機器を整備しなくても使うことができますが、神から転記する手間と時間がかかります。
また、エクセルなどは元々顧客管理向けのサービスではないため、使いづらかったり、少々機能も限られてきます。
電子カルテ対応のクラウドサービスやアプリなどを使ってオンライン上で管理
最近注目されているのが、パソコンやタブレットなどで作成したカルテに客様情報をその場や施術後に記入し、そのデータをオンライン上で管理する方法です。
紙から転記する手間が省けたり、カルテの保管場所にも困らず、いつでもすぐにお客様のカルテ情報にアクセスできるというメリットがあります。大手の病院などを中心に導入が進んでおり、電子カルテの普及率は年々増加しています。
そして最近では個人のサロンでも使いやすいサービスが登場しています！
電子カルテとは？
電子カルテとは、上記で説明した通り、パソコンやタブレットなどでカルテを作成し、お客様のお名前や連絡先などの基本情報に加え、希望の施術情報、特記事項などを記入し、それをオンライン上で管理するものです。
電子カルテに含まれる項目例としては、
- お客様の基本情報（名前、連絡先など）
- お客様の希望施術について
- お客様の施術歴（施術日、施術内容）
- カウンセリングなどで得た情報
- 施術前後の様子
などがあります。
電子カルテにするメリット
ここでは、電子カルテにするメリットについて解説していきます。
顧客管理がしやすく集客の支援にも
電子カルテにすることで、顧客管理が圧倒的にしやすくなります。
クラウド上で管理することで、取り出したいデータをすぐに見つけることができるため、お店側のカルテ管理の負担軽減や、業務の効率化にもつながります。
また、お客様の情報をオンライン上で一括管理できるため、一定期間来店していないお客様を選び出して、お知らせを送ったりするなど、集客にも活用できる電子カルテならではの便利なポイントがたくさんあります。
顧客が増えても安心
データをオンラインのクラウド上で管理することで、顧客の数が増えてもカルテを管理するのに場所を取りません。紙のカルテの保管に比べてスペースもとらず、かつクラウド上での管理なので、セキュリティ面でも安心です。
そのため、プライベートエステサロンや自宅でサロンをオープンしていて、カルテを保管するスペースがあまりない方や、フリーランスで顧客情報を持ち歩くのはちょっと不安……という方にも、とてもおすすめです。
スタッフ間でお客様の情報を共有しやすい
電子カルテを導入することで、従業員やスタッフ同士でお客様情報の共有がしやすくなります。
お客様の情報がスムーズに共有できることで、施術やその準備などがしやすくなり、これまでそのお客様を担当していたスタッフが不在という場合でも、的確な施術やサービス提供が可能になります。
電子カルテにするデメリット
ここでは、電子カルテを導入するデメリットについて解説していきます。
管理費用がかかる
電子カルテのサービスは、固定の利用料金がかかる場合が多いです。また、パソコンやタブレットを利用するため、通信環境も必要になります。
そのため、カルテの量や使用頻度にかかわらず、一定の利用料や通信費が固定費として発生してしまいます。
例えば、来月からの1ヶ月のみサロンを閉めるという場合、その期間に電子カルテを利用しなくても、顧客情報は削除せずそのままにしておくだけで、固定の使用料がかかってきます。
電子カルテを導入する際には、無料か有料か、有料の場合、月額の固定費がいくらなのかなど、料金体系を事前によく調べることをおすすめします。
ある程度のPCスキルや機器操作の知識が必要
電子カルテを作成する際だけでなく、記入する際にもパソコンまたはタブレットなどを使用するため、ある程度のパソコンのスキルや知識が必要になってきます。
しかし、昨今のエステサロン向けの電子カルテには複雑な設定や操作が必要なく、普段パソコンやタブレットを使用しない方でも簡単に利用できるものも多くあります！
無料で利用を始められるものもありますので、ダウンロードしてみて使用感を確かめてみるのもおすすめです。
電子カルテシステムおすすめ6選！
ここでは、電子カルテを利用できるオススメのサービスについて解説していきます。
電子カルテシステムの中には、電子カルテの作成や管理に特化したものもあれば、予約システムも利用でき、顧客管理も行えるものなど、さまざまな種類があります。
「既に予約システムは導入しているので、電子カルテの作成だけ行いたい」という場合や、「複数のシステムを導入するより、1つのサービスでまかないたい」など、ご自身のサロンの状況に合わせて最適なサービスを選ぶのがポイントです！
KaruteKun
KaruteKunは、アプリをダウンロードするだけですぐに電子カルテが作れるシステムです。
スマートフォンやタブレットはもちろん、パソコンにも対応していて、さまざまなデバイスで使用できます。初期費用は無料で、月額費用のみで利用可能です。
基本プランは登録できるスタッフ数やカルテ数に制限がないので、比較的大きな規模のエステサロンでも使用できます。
| 基本プラン | 基本プラン＋LINE連携プラン | おひとり様プラン | おひとり様プラン＋LINE連携プラン | |
| 月額費用 | ¥11,000/1店舗あたり | ¥22.000/1店舗あたり | ¥5,500/1人 | ¥11,000/1人 |
| 機能 | カルテ管理 予約台帳 会計管理 予約受付 検索機能 レポート機能 店舗分析 スタッフ分析 顧客分析 | LINE連携 カルテ管理 予約台帳 会計管理 予約受付 検索機能 レポート機能 店舗分析 スタッフ分析 顧客分析 | カルテ管理 予約台帳 会計管理 予約受付 検索機能 レポート機能 店舗分析 スタッフ分析 顧客分析 | LINE連携 カルテ管理 予約台帳 会計管理 予約受付 検索機能 レポート機能 店舗分析 スタッフ分析 顧客分析 |
| 対応端末 | iOS/Android/iPad/タブレット/PC | iOS/Android/iPad/タブレット/PC | iOS/Android/iPad/タブレット/PC | iOS/Android/iPad/タブレット/PC |
BeSALO（ビサロ）
BeSALO（ビサロ）はパソコンでもタブレットでも使用できるPOS管理アプリになります。
電子カルテによる顧客管理だけでなく、予約管理・売上管理・勤怠管理・メール配信・POSレジ（パソコンレジ）・チケット管理など、サロンの運営に必要なさまざまな機能を幅広く搭載しているのが特徴です。
| 基本プラン | |
| 初期費用 | 別途お見積り |
| 基本料 | ¥12,500～22,000/月 |
| 保守料 | ¥2,500/月 |
| 機能 | 勤怠管理 予約管理 在庫管理 電話サポート 顧客管理 売上管理 |
| 対応端末 | PC/タブレット（Windows 7(32bit/64bit） Windows 8対応） |
Bionly（ビオンリー）
Bionly（ビオンリー）とは、iPad専用の顧客管理システムです。
お客様を”ファン化する”をモットーとし、さまざまな機能をリリースしています。
気になる方はシステムを1ヶ月無料で体験できるので、試してみるといいかもしれません。
| BASICプラン | FREEプラン | |
| 導入費用 | 1ヶ月の無料体験後、要問い合わせ | ￥0 |
| 機能 | WEB予約 スタッフ登録（無制限） 顧客登録（無制限） 予約数（無制限） メニュー登録（無制限） 電子同意書 チケット機能 外部予約連携 分析機能 など | スタッフ登録（1名のみ） 顧客登録（制限あり） 予約数管理（制限あり） メニュー登録（制限あり） |
| 対応端末 | iPad | iPad |
coming-soon KARTE
「coming-soon KARTE」は、紙カルテのレイアウトがそのまま使用できるのが特徴の電子カルテアプリです。ただし、利用には同社の予約獲得システム「coming-soon」の契約が必要です。こちらを契約すれば、無料で「coming-soon KARTE」が利用できるという仕組みです。
予約獲得システム「coming-soon」は、利用から3ヶ月の返金保証がついていますので、試しに導入してみたいという方もオススメです。この他に、POS管理サービスも提供しており、1社のサービスで全てのサロン運営のシステムを構築したいという方にはオススメです。
| KARTEフリー | KARTEプラス | KARTEエンタープライズ | |
| 導入費用 | ＋¥0 | ＋¥3,000 | ＋¥10,000 |
| 機能 | カルテ登録（制限あり） 予約管理との連動 売上との連動 | カルテ登録（制限あり） 予約管理との連動 売上との連動 | カルテ登録（制限なし） 予約管理との連動 売上との連動 |
| 対応端末 | iPhone/iPad | iPhone/iPad | iPhone/iPad |
LiME（ライム）
LiMEは実際の美容師さんが企画・制作を行なっているという、“現場目線”のサービスを強みとしたカルテ管理アプリです。
カルテ管理の機能を豊富に備えており、写真保存やメモ、カウンセリングシート機能などもあります。
無料プランでも、顧客管理やカルテ管理を無制限で行うことができます。
| 無料プラン | カルテ管理プラン | ネット予約プラン | |
| 初期費用 | ¥0 | ¥0 | ¥0 |
| 月額費用 | ¥0 | ¥1,020 | ¥2,900 |
| 機能 | ・顧客管理 ・カルテ管理(一人あたり5枚まで) ・予約受付機能(月5件まで) | ・無料プランの機能 ・カルテ管理(無制限) | ・カルテ管理プランの機能 ・予約受付機能(無制限) |
| 対応端末 | iOS/パソコン | iOS/パソコン | iOS/パソコン |
tol（トル）
tol（トル）は、スマホやタブレットで使える予約システムアプリです。
無料で、誰でも、3分で予約用のWebページが作成できます。予約受付機能だけでなく、顧客管理やリマインドメール機能などもあり初心者の方でも使いやすく豊富な機能が揃っています。
| Starterプラン | Businessプラン | |
| 導入費用 | ¥0 | ¥3,180〜/月 |
| 機能 | ネット予約機能 予約管理機能 ネット決済機能 各種メール自動送信機能 承認制予約の受付 予約受付プッシュ通知 予約ページのQRコード生成 | Starterプランの機能 オプションメニュー機能 オリジナルメール設定 予約ブロック機能 オリジナルロゴ設定 SNSリンク設定 顧客・予約データのCSV出力 顧客管理機能 |
| 対応端末 | iOS/Android | iOS/Android |
まとめ
いかがでしたか？
今回は顧客管理においてとても便利な電子カルテについて詳しく解説しました。
電子カルテをうまく利用することで、顧客管理だけでなく、リピーターの獲得や売上の増加につながります。
場所もあまり取らずに膨大な顧客情報を管理できるのは、現代社会ならではですね！
この記事が電子カルテの導入を検討しているエステサロンの方々や電子カルテに抵抗のあった方などの参考に少しでもなると嬉しいです。
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