サロンにとって顧客カルテは非常に重要なものです。顧客の情報や来店履歴、サービス履歴などを簡単に管理することができ、コミュニケーションもしやすくなり、その情報をマーケティングに利用することで、再来店も促すことが可能です。
そんな顧客カルテの作り方や、重要性、そしておすすめのサービスについてを本記事では解説いたします。
顧客カルテの重要性
サロンにとって顧客カルテは非常に重要なものですが、理由としては以下のようなものがあります。
- 顧客情報の管理：顧客の情報や来店履歴、サービス履歴などを簡単に管理することができます。
- 顧客とのコミュニケーションの取りやすさ：顧客とのコミュニケーションを円滑にするために、顧客の情報や来店履歴などをすぐに確認することができます。
- 顧客へのサービスの向上：顧客の情報や来店履歴などから、顧客の好みやニーズを把握することができます。これにより、顧客に合ったサービスを提供することができます。
- マーケティング：顧客カルテから得られる情報をもとに、ターゲットに合ったマーケティングを行うことができます。
顧客カルテの作り方は主に3つ
顧客カルテの作り方は、主に以下の3つがあります。
- パソコンにソフトを入れる
- Excelでフォーマットを作る
- アプリを使う
次に、それぞれの方法の特徴を紹介します。
パソコンにソフトを入れる
パソコンで使える顧客カルテ管理ソフトを購入して使います。
独自のフォーマットのカルテを作りたい場合、一からオーダーメイドすることも可能です。
顧客カルテの記入や蓄積・管理をパソコンで行います。
メリット
紙カルテのデメリットを解消できます。
また、開発知識などがなくても導入・運用ができます。
パソコンを使った仕事が多い場合は特に便利です。
デメリット
データのバックアップを手動で行う必要があったり、保守費用など、ソフト購入以外にも費用が発生する場合があります。
また、一からオーダーメイドで顧客カルテ管理システムを作ると、数十万からの費用が必要になり、注文してから納品するまで1ヶ月以上かかってしまいます。
Excelでフォーマットを作る
Excelを使ってフォーマットを作成します。
Excelで顧客カルテのフォーマットを作成して自身で印刷するか、印刷会社に発注して印刷してもらいます。
メリット
開発の知識がなくても、Excelの使い方や機能を理解していれば顧客カルテ作成は難しくありません。
また、紙カルテの場合、手書きならではの利点があります。サッとメモをしたり、簡単にイラストの記入ができたり、自由度が高いです。
デメリット
パソコンでの作業が必須で、Excelの機能をちゃんと理解して使わないとかえって不便です。
また、紙でカルテを蓄積すると、顧客が増えるにつれとてもかさばります。確認したいカルテを探すのも苦労しますし、火事などの災害が起きた場合など、無くしてしまう可能性があります。
一度作成したフォーマットは変更しづらい場合や、印刷会社に注文した場合は費用がかかってしまいます。
アプリを使う
スマートフォンやタブレット端末に、顧客カルテアプリをインストールして使います。
カルテの蓄積や管理がスマホでできます。
メリット
パソコン不要で、普段お使いのスマホアプリの感覚で使えて、複雑な操作が必要ありません。
顧客カルテのフォーマットのカスタマイズもでき、手書き対応のアプリもあるので、タブレット端末で使えば紙カルテのような自由度の高い使い方ができます。
さらに、顧客カルテ機能のみならず、サービスのよっては写真登録機能や、POSレジ機能や予約システム、決済機能を備えているものも多く、様々な業務を一括管理することができます。
デメリット
スマホで使う場合、個人で使っている端末だと情報漏洩などのリスクがあるため、業務用の端末を用意した方が良いです。
また、無料で使えるものもありますが、カルテ登録数に上限があったり、一部の機能が制限されているサービスも存在するため、無料で使える範囲などをきちんと調べる必要があります。
また、サービスによっては不具合が多くて使いづらい場合もあるので、レビューのチェックをすることや、フリープランやお試し期間があるなら、本格的な導入をする前にテスト利用をおすすめします。
一番おすすめなのはアプリ！
ご紹介した顧客カルテを作る方法3つのうち、一番おすすめなのはアプリで作る方法です。
フォーマットの作成も簡単な上に、カルテの記入、蓄積、管理などをスマホやタブレット一台でできてしまいます。
しかも、カルテ機能だけでなく、日々の業務の負担を減らせる機能がたくさん入ってしかも無料で使えるものもあります。
次に、顧客カルテを作成できるおすすめアプリをご紹介します。
顧客カルテを作って管理できるおすすめアプリはこれ！
写真機能が豊富！【BEFORE AFTER(ビフォーアフター)】
BEFORE AFTERの特徴
BEFORE AFTERは、スマホ・タブレット・パソコン全てに対応しています。
他の顧客カルテサービスにはない、「写真で顧客管理」に特化した機能を詰め込み、難しい操作不要で使いやすいサービスです。
項目を自由に設定して店舗オリジナルのカルテを作成できます。紙カルテの魅力である手書きでのカルテ記入も可能です。
機能と料金
- 料金
- 無料プラン：¥0
- 写真保存可能容量100MBまで
- Sプラン：¥3,300/月
- 写真保存可能容量2GBまで
- Mプラン：¥5,400/月
- 写真保存可能容量5GBまで
- Lプラン：¥8,100/月
- 写真保存可能容量10GBまで
- 使い放題プラン：¥9,800
- 写真保存可能容量無制限
- 無料プラン：¥0
45日間は無料で写真保存可能容量無制限でお試し利用ができます。
- 機能
- 名前や電話番号での顧客検索
- 50音順・最終来店日・誕生日順などでの並びかえ
- お客様によるプロフィール情報入力
- 顧客メモ機能
- 透過ガイド・グリッド表示・ボディガイドつきカメラ撮影機能
- 手書きカルテ
- カルテ項目自由設定
- 比較写真作成
カルテの項目を自由に設定でき、紙カルテの利点である手書きメモができる機能もあります。写真機能が充実していて、施術前後の写真の比較を作成できたり、撮影補助になる様々な機能を備えています。
今後はさらに売上管理機能や予約機能を追加する予定とのことで、これからさらに使い勝手の良いアプリになりそうです。
美容師が作った美容師のためのカルテ管理アプリ【LiME(ライム)】
LiMEの特徴
LiMEは実際の美容師さんが企画・制作を行なっている、現場目線で使いやすいサービスです。
カルテ管理の機能を豊富に備えており、写真保存やメモ、カウンセリングシート機能などもあります。
無料でも顧客管理やカルテ管理が無制限で行うことができます。
機能と料金
- 無料プラン：月額¥0
- 顧客管理：無制限
- カルテ管理：一人あたり5枚まで
- レポート機能
- 予約受付機能：月5件まで
- カルテ管理プラン：月額¥1,020
- 無料プラン機能
- カルテ管理：無制限
- ネット予約プラン：月額¥2,900
- カルテ管理プラン機能
- 予約受付機能：無制限
カルテ管理機能では、写真保存、メモやスケッチを保存できます。
顧客管理機能では、プロフィール登録や、お客様ごとの来店データを蓄積できます。
Androidアプリはベータ版となっています。そのため、iOS端末での利用が好ましいです。
LINE連携可能！【KaruteKun(カルテくん)】
KaruteKunの特徴
KruteKunは、美容室・サロン系の店舗向け電子カルテアプリです。
最大の特徴は、LINE公式アカウントの連携ができるため、普段LINE公式アカウントを使って仕事をしている方には非常におすすめです。
LINEとの連携をすれば、スマホ一台で運用ができ、顧客管理機能ではカルテと連携もでき、顧客の基本情報はもちろんのこと、来店記録やチャットで個別に連絡をすることができます。
iOSでもAndroidでもお使いいただけます。
機能と料金
- シングルプラン(個人利用)：¥5,000/月
- スタンダードプラン(2名以上のスタッフがいる店舗)：¥10,000/月
- LINEオプション費用：シングルプランの場合¥5,000/月、スタンダードプランの場合¥10,000/月
機能
- LINE公式アカウントでの予約受付管理
- LINE公式アカウントでの再来店促進メッセージ送信
- 顧客管理機能
- 施術画像の共有や画像の送受信
- カルテ情報の記入や管理
- タブレット表示対応
会計管理
検索機能
カルテアプリ界では最多の機能数！？【顧客カルテ+POS &予約管理アプリ】
顧客カルテ+POS &予約管理 アプリ の特徴
カルテの作成や予約管理、POSを組み合わせて利用できる機能です。
カルテ管理だけでなく、予約もPOSレジ、セールスレポートなどの管理もできるという万能さが最大の魅力です。
iPadでの利用ができ、スマホやパソコンでの利用はできません。
機能と料金
- 料金：初期費用、月額¥0
- 機能
- 予約管理・予約一覧
- 顧客一覧
- 購入・POSレジ
- 施術同意書のテンプレート作成/編集・同意書へのサイン記入
- 担当者管理/担当者別のセールスレポート
- カルテテンプレートの作成/編集・カルテ入力履歴管理
- 発行済みのレシートの検索
- サービス/商品のマスター管理
- セールスレポート(日別・月別)
カルテ管理はもちろん、施術同意書やセールスレポートなど、様々な業務を一括で管理できる機能が豊富です。無料でこれだけの機能を利用できます。
リピーター獲得も期待できる【美歴(ビレキ)】
美歴の特徴
カルテ・顧客管理をスマホで簡単にできる美容室・美容サロン向け電子カルテ、顧客管理アプリです。
作成したカルテをお客様と共有することもでき、アプリ内でメッセージでお客様とやりとりを行うことも可能です。
使いやすいデザインや操作性にこだわったサービスで、複雑な操作や難しい設定も不要です。
すでに使っている予約システムのURLを設定することで連携が可能です。
機能と料金
- 料金
- 初期費用¥0
- 月額利用料¥14,000(管理できるスタッフは10名まで、1名超過で+¥1,000/月)
- 機能
- カルテ作成(無制限)
- 顧客検索機能
- 顧客メモ機能
- お客様用アプリを通してメッセージ送受信機能
- デジタルDMカード
- アフターフォロー必要カスタマーお知らせ機能
お客様用アプリ「美歴」を利用しているお客様へメッセージのやりとりやカルテの共有ができます。
デジタルDMカードはおしゃれなデザインの6種類のテンプレートが用意されており、ハガキや印刷の用意が不要です。
また、前回来店から長期間経過している、誕生日が近いお客様などをアプリが自動でおしらせしてくれます。
このように、カルテや顧客管理機能だけでなく、お客様とのアプローチに関する機能も豊富に備えており、リピーター獲得も期待できます。
個人サロンには、予約システムtol（トル）がおすすめ！
最後に弊社サービスのtol（トル）のご案内をさせてください。
トルは、アプリから簡単に誰でも使える予約システムです。
スマホやタブレット一つで簡単にネット予約用のサイトを作成でき、誰でもすぐにネット予約を導入することが可能になっています。
数万事業者の方にご導入をいただいており、その中でも多くの個人サロン様にご利用をいただいております。その継続率は99％！
是非これを機に以下のリンクからアプリをインストールしていただき、お試しをいただけますと幸いです。
まとめ
顧客カルテの作成方法はいろいろありますが、一番おすすめなのはアプリを使う方法です。
紙カルテが膨大になり、管理が大変になってからアプリに移行しようとすると、さらに手間も時間もかかってしまいます。
カルテのペーパーレス化は、早めに行うことをおすすめします。
