予約を受けた後、お客様に確認メールを送ることで、予約が完了したことをお客様に伝えて安心感と信頼を上げることができます。
今回は、そんな予約の受付メールの書き方や例文をご紹介します。
予約の受付メールに書くべきポイント
お客様がご予約された情報を記載する
お客様から受け付けた予約情報を記載し、確認できていることを伝えます。
予約日時、お客様の氏名、連絡先や、希望されているサービス、予約番号などを記載します。
料金や場所、持ち物などを記載する
ご予約されたサービスの料金を記載し、支払い方法まで記載しておくとより親切です。
サービスを提供する場所や住所についても記載し、当日お客様が迷うことがないようにしておくと良いでしょう。
また、当日必要な持ち物があれば、それについても記載しておきましょう。
オンラインセミナーやオンラインレッスンの場合は、zoomのミーティングURLなども添付しておくと良いです。
キャンセルについての案内を記載する
やむを得ない理由があってお客様側からキャンセルをしたい場合もあるかと思います。
しかし、予約日直前や当日のキャンセルになると、利益損失につながります。
そのため、キャンセルについてのルールやキャンセルポリシーを記載しておくと、お客様もいつまでに連絡しておけば良いのかわかりやすく、キャンセルされた空き枠に他のお客様の予約を入れることができたり、トラブル防止にも繋がります。
キャンセルポリシーについてはこちらに詳しく記載していますので、よければ読んでみてください。
お店の情報を記載する
お店の責任者やサービスの担当者のお名前や、店舗所在地、営業時間、電話番号などの連絡先を入れておくと、お客様からの問い合わせがしやすくなり、信頼性も増します。
新型コロナウイルス感染対策について記載する
新型コロナウイルス感染対策のため、店内での対策についての記載や、お客様への対策のお願いについて記載しておくと良いでしょう。
予約の受付メール例文をいくつか紹介！
美容院などのサロン系店舗の場合
〇〇様
この度はご予約いただき誠にありがとうございます。
下記の内容で予約を承りました。
===================================
予約日時：〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分
サービス名：〇〇〇〇〇〇〇〇〇
料金：〇〇〇〇円(※当日オプションの追加などによって変更されます)
お支払いは現金、クレジット支払いが可能です。
氏名：〇〇 〇〇様
連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
予約番号：〇〇〇〇〇
====================================
当日は当店までお越しください。
当店所在地：〇〇県〇〇市〇〇 〇〇ビル 〇〇階
[キャンセルについて]
キャンセルは予約日の〇日前までにご連絡をお願いいたします。
無断キャンセルの場合、サービス料金の〇〇%を頂戴いたします。
当日〇〇様にお会いできますことを心よりお待ちしております。
[新型コロナ感染拡大防止について]
当日ご来店される前に検温実施をお願いしております。37.5℃以上の場合はキャンセルとさせていただきますのでご了承ください。
ご来店の際は、マスクのご着用と、手指の消毒をお願いいたします。
————————————————–
〇〇〇〇
担当者：〇〇〇〇
住所：〇〇〇〇〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
営業時間：〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇
料理教室などのスクール系店舗の場合
◯◯様
この度はご予約いただき誠にありがとうございます。
下記の内容で予約を承りました。
===================================
予約日時：〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分
レッスン名：〇〇〇〇〇〇〇〇〇
料金：〇〇〇〇円
お支払いは現金、クレジット支払いが可能です。
氏名：〇〇 〇〇様
連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
予約番号：〇〇〇〇〇
====================================
開催場所：〇〇県〇〇市〇〇
持ち物：〇〇、〇〇、〇〇、〇〇
[キャンセルについて]
キャンセルは予約日の〇日前までにご連絡をお願いいたします。
無断キャンセルの場合、サービス料金の〇〇%を頂戴いたします。
当日〇〇様にお会いできますことを心よりお待ちしております。
[新型コロナ感染拡大防止について]
当日お越しいただく前に検温実施をお願いしております。37.5℃以上の場合はキャンセルとさせていただきますのでご了承ください。
また、マスクのご着用と、手指の消毒をお願いいたします。
————————————————–
〇〇〇〇
担当者：〇〇〇〇
住所：〇〇〇〇〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
営業時間：〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇
オンラインセミナーやオンラインレッスンの場合
◯◯様
この度はご予約いただき誠にありがとうございます。
下記の内容で予約を承りました。
===================================
予約日時：〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分
セミナー名：〇〇〇〇〇〇〇〇〇
料金：〇〇〇〇円
お支払いはPayPay、銀行振込が可能です。
氏名：〇〇 〇〇様
連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
予約番号：〇〇〇〇〇
====================================
・開催zoomURL：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
・用意するもの：ネット環境、〇〇、〇〇、〇〇、〇〇
・支払いについて
・PayPayの場合：PayPayID：〇〇〇〇へ送金
・銀行振込の場合：〇〇銀行〇〇支店〇〇口座〇〇〇〇〇〇[キャンセルについて]
キャンセルは予約日の〇日前までにご連絡をお願いいたします。
無断キャンセルの場合、サービス料金の〇〇%を頂戴いたします。
当日〇〇様にお会いできますことを心よりお待ちしております。
————————————————–
〇〇〇〇
担当者：〇〇〇〇
住所：〇〇〇〇〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
営業時間：〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇
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まとめ
予約の受付メールはお客様へ予約が完了したことを伝え、安心感や信頼を上げる大切なメールです。
今回ご紹介した例文や書き方のポイントをもとに、ぜひ予約の受付メールを送信しましょう。
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