予約制のイベントを開催する際に、ネット予約システムを検討するイベント主催者の方は多いのではないでしょうか。
特に最近では時代背景もあり、完全予約制のイベントや、オンラインイベントの開催も増えてきております。
多くの予約が発生するイベントの場合、予約システムを導入すれば、予約受付業務や予約管理業務の負担を減らすことが可能です。
今回はイベント主催者の方々向けに、イベントの予約システムとして最適な予約システムをいくつかご紹介いたします。
また、オンラインイベントにも対応した予約システムや、入場管理が簡単にできる機能を備えた予約システムも併せてご紹介いたします。
イベントで予約システムを導入するメリット
イベントで予約システムを導入するとどのようなメリットがあるのか、代表的なものをご紹介します。
入場管理が簡単にできる
どのようなイベントに関しても、参加人数が多ければ多いほど入場管理に手間がかかります。
特に音楽イベントやライブ、フェスといった多くの方が参加するようなイベントの場合、参加の状況を把握することが、手作業では難しい場合も多々あるかと思います。
予約システムによっては、QRコードによる入場管理機能を備えているものもあります。
大量の予約にも対応できる
予約を開始した途端、電話や店頭、メールなどで一気に予約の問い合わせが来て、それらをほぼ手作業でさばいていくとなると、非常に手間もかかりますし、予約業務に関してミスが生じてしまうこともあるかと思います。
しかし、予約システムで予約受付を行えば、自動で受付をしてくれます。
さらに、予約システムによってはキャンセル待ち機能があるものもあります。予約満了になり、溢れてしまった他の参加者を、キャンセルが出た時に自動で予約受付してくれるものもあり、予約の取りこぼし防止にも繋がります。
料金の支払いの手間が省ける
多くの参加者がいるイベントでは料金の支払いもかなり手間がかかります。イベント当日に入場管理と料金の支払い対応を行うのは大変です。
そんな時に、予約時や当日にオンラインで支払いができる機能を備えた予約システムを利用することで、そのような手間を大きく削減できます。
また、近年増加した、オンラインイベント等でのお支払いにもオンライン決済は非常に便利です。
イベントで予約システムを導入する際に確認すべきポイント
イベントの種類ごとに、必要になる機能は変わってくると思います。自身のイベントの種類に関して、どんな機能があるといいか、確認しておくと便利なポイントを紹介します。
アンケート機能があるか
例えば、展示会や講演会で、来場者に対してのアンケートを紙で実施している方も多いかと思います。
しかし、予約システムにアンケート機能があると、帰宅後に回答ができ、回答の回収も手間がかからず便利です。
外国語対応できるか
こちらも展示会や国際的なイベント等で、外国語対応機能があるととても便利です。
最近では、大学や研究機関、セミナー等でもオンラインでの学会やセミナー開催が増加しているため、予約システムを使用して参加者募集などをする場合には外国語に対応可能な予約システムがあると良さそうです。
zoom連携ができるか
会社説明会や社内・サークル内でのオンライン飲み会、セミナー等でよく利用しているビデオ配信ツール・zoomと連携できる予約システムもあります。
zoomリンクを自動で生成してくれるものや、その生成したリンクを自動で参加者に事前にメールでお知らせしてくれる機能もあります。
zoom連携ができる予約システムについては、詳しくはこちらの記事にも書いていますので、よろしければ読んでみてください。
イベントにおすすめの予約システムはこれ！
1.RESERVA
RESERVAは低価格で様々な機能を利用できて様々な業種にも対応しているため、とても人気の高い予約システムの一つです。
【無料で使える機能】
- 予約管理・台帳
- クーポン発行
- googleカレンダー連携
- オンライン決済(月額定期課金対応)
- zoom連携機能
無料プランでzoom連携やオンライン決済が利用できる点もかなり魅力的で、月額定期課金に対応しているため、月額会員制やサブスク型のフィットネスクラブやジム、オンラインでのサービス提供にも対応できます。他にもアンケート機能や、ユーザーマイページも用意されています。
【有料で使える機能】
- 完全会員制ページ
- キャンセル待ち
- 予約リマインドメール
有料プラン（月額5,500円〜）はプランが豊富なので、自身のビジネスにあった機能に対応したプランを選べます。上記のような機能を利用し、不便なく予約受付を行いたい場合、有料プランの中でも月額1万円のゴールドプランする必要があります。
なるべく費用を抑えたい、これまで予約システムを使ったことがない場合でも低価格で様々な機能が利用できるので、予約システムに興味を持ち始めた方におすすめです。
2.tol （トル） – 予約システム
tolは、個人事業主向けのスマホやタブレットで使える予約システムアプリです。
無料で、誰でも、すぐにスマホ1台で予約用webページが作成が可能です。
他の予約システムでは有料で提供されている、顧客台帳機能、予約リマインドメール機能なども無料で利用可能です。
しかも、予約件数の制限なしでお使いいただけます。
費用やWeb技術、時間などのさまざまな理由で、これまで予約システムの導入が困難だった方や、電話やSNS・メール等で予約を受けていた方も、無料で、誰でも、すぐにネット予約をはじめることが可能です。
またアプリのため、スマホ・タブレットからシンプルな操作で、予約システムを運用することが可能です。
そのため、「パソコンがない」・「外出が多い」・「操作が難しい」など、様々な理由でネット予約が困難だった方にもおすすめの予約システムです。
【無料で使える機能】
- 予約管理機能
- 予約のリマインドメール自動送信機能
- 予約受付時の応答メール自動送信機能
- 顧客台帳機能
- 事前決済機能
- 予約が届いたのプッシュ通知、メール通知
無料で予約管理ができ、予約件数の制限もありません。
予約のリマインドメール機能や、予約したお客様の顧客情報を自動で蓄積する機能や、予約が入ったらスマホ端末にプッシュ通知をしてくれる機能も無料でお使いいただけます。
【有料で使える機能】
- 追加質問機能
- グループ予約機能
- オプションメニュー機能
- 予約ブロック機能
- オリジナルメール機能
- オリジナルロゴ機能
- SNS連携機能
有料のBusinessプランは、無料で使える機能の他に、予約時に予約者様の同行者様の分まで予約が可能となる「グループ予約機能」や、予約時に予約者様が入力するお名前や連絡先などの基本事項に加えてショップ側で自由に質問を追加できる「追加質問機能」などがあります。
こちらのBusinessプランは月額3,180円からご利用が可能です。
「オリジナルメール機能」を使ってzoomのリンクを予約リマインドメールに挿入して送信することで、予約のリマインドも参加方法の周知もできます。
予約管理はもちろん、様々な機能も使えて無料・無制限なのが魅力的なスマホアプリです。予約システムを初めて導入したいと考えている方でも使いやすいです。
3.EIPrO
【機能】
- 翻訳機能
- 年会費や月額制対応
- キャンセル待ち機能
- 複数人予約設定
便利な翻訳機能はもちろん、年会費や月額支払いに対応しており、クレジット決済も可能です。また、複数人での予約も可能なため、グループや団体での予約もできるので、参加者にも嬉しい機能が満載です。
また、基本的な機能にプラスして、追加開発も可能です。本来の予約システム開発のように、1から開発をするわけではないので、開発費用やシステム保守費用を大きく削減できます。
【料金】
- ネオプラン¥7,700/月(初期費用¥0)
- プロプラン¥14,300/月(初期費用¥0)
基本プランに加えて、ドメイン変更やレンタル管理、管理者権限機能などのさまざまなオプションがありますので、必要に応じて自由に追加が可能です。
予約管理やサイト管理、自動配信メール機能だけのシンプルなものだけで良い場合には、ネオプランでも十分です。様々な機能を不便なく利用したい場合、プロプランで利用した方が良いでしょう。
4.E-VE!(イーベ)
イベントに特化した予約システムです。イベント開催に関して文句なしの豊富な機能が揃っている点や、選べる3つの料金プランが用意されており、とても便利なサービスです。
【機能】
- QRコードでの入場管理機能
- クレジットカード事前支払い機能
- リマインダーメール
- アンケート機能
こちらの予約システムの最大の魅力は、QRコードによる受付チェックができる点です。
イベント参加の受付の手間を大きく削減し、ミスなく行えるのが、非常に大きなメリットです。
また、イベントに特化しているため、便利な決済機能や、メール一斉送信機能、予約リマインダーメールが使えて、イベント開催者にとってかゆいところに手が届くような予約システムです。
【料金】
- パーソナル¥5,500/月
- ベーシック¥16,500/月
- プレミアム¥33,000/月
- ※別途初期費用¥55,000
どのプランでも、30日間無料でお試しで利用することができます。
中規模~大規模のイベントや、定期的に高頻度でイベントを行う方におすすめです。
アプリで使える予約システムを作ってみました
スマホアプリから予約用WEBページがすぐに作成可能
tolはアプリから使える予約システムです。
パソコン不要で、スマホやタブレットからアプリを使ってご利用いただけます。
予約用のwebページをスマホアプリからすぐ作成でき、ページのリンクを自分のホームページやSNS等に貼り付けて、「予約はこちらから」と記入すれば、誰でも簡単にネット予約を始めることができます。
必要な情報を記入するだけで、簡単に、無料で、すぐに予約用webページが作成できます。
これまでお客様と、SNSのダイレクトメッセージやメール、電話で予約のやりとりしていた方も、tolのアプリひとつで簡単にネット予約が始められます。
アプリ一つに充実の機能
予約を受けたお客様の情報をtolが自動で蓄積します。
蓄積されていく、お客様の連絡先や予約履歴が簡単に確認できます。お客様の連絡先や予約したサービスを自分で記入したり、ノートやPCソフトを利用する必要はありません。
また、顧客メモ機能があり、生徒に関するメモを残しておくこともできます。
tolは、予約管理を行う予約台帳であり、顧客台帳としても機能します。
決済ができる
tolなら予約時にオンライン決済が可能です。
事前に決済ができることで、お客様からの無断キャンセルやドタキャンを防止できたり、お客様と直接接触することなく会計ができます。
予約のリマインドメールが送信可能
予約のドタキャンや、予約当日に来なかった…ということを防いだり、お客様に予約がちゃんとできていることを知らせる、予約リマインドメール機能があります。
予約した日の前日〜7日前まで選ぶことができ、提供するサービスに応じて好きな文章が設定ができます。
オンラインレッスンの場合、zoomのリンク等を添付して送信しておくととても便利です。
無料で使える
やはり個人事業主の方にとって負担や不安になるのが利用料の問題です。無料のプランを用意している予約システムの多くは、機能や月間の予約受付数に制限があったり、課金を強く促す電話やメールが送られてくることがほとんどです。
しかし、tolでは以上のような機能を誰でも無料でお使いいただけます。予約受付の件数に制限はありません。利用中の課金や料金の請求等はいっさいございませんのでご安心ください。
実際に使った方から、こんなお言葉をいただいております！
簡易な予約システムだが綺麗で新しい感じです。本当に3分でつくれます。無料でここまでできるのですから言うことなしです。
最近使い始めましたが、予約のリマインドメールを送れるのがすごく便利でした！
簡単な予約用のホームページ？みたいなのが立てられて、入ってきた予約をいい感じに捌けるのが良いですね
大変使い易いと思いました。
しかもわからないことが聞ける手厚いサポートはとても有難いです。
使ってみたい方いらっしゃれば是非以下のアプリストアからインストールよろしくお願いします。
▼こちらのQRコードからもダウンロードできます
▼「トルって結局どんなサービス？」というのが気になる方は是非、以下の記事を参照ください。▼
