予約システムは飲食店で非常に活躍しています。株式会社シンクロフードさんの調査によれば、飲食店でネット予約を利用している店舗は6割を超えており、今後さらにネット予約を導入する事業者様は増加すると考えられます。
飲食店業界で人気な予約システムや予約サイトはいくつかありますが、機能や価格から、自分の店舗にあった予約システムがあると思います。
予約システムを導入してみたいけど、自分の店舗に合った予約システムってどのように選べばいいの？むしろおすすめの予約システムを教えて欲しい！といった方向けに、そもそも予約システムを導入することのメリット、予約システムを選ぶためのポイントや、おすすめの予約システムをご紹介いたします！
そもそも予約システムってどういうもの？
予約システムとは、人間が行う予約に関する業務を効率化してくれるシステムのことを指します。
まず、予約に関する業務の流れを矢印で表現すると以下のような形になります。
これらの業務を、全てDMやメール、手作業で行おうと思うと、正直大変です。
この時間や手間を省いて、もっとサービスの質向上に集中したい！と思う方も多いと思います。
こういった業務を代行し、予約業務の効率化を実現するのが予約システムです。
飲食店が予約システムを導入するメリットとは？
予約したお客様以外にも、予約せずに来店するお客様の対応や、料理の製作、料理の提供、お会計など、とにかく常にやることが多くて忙しい日々を送っている方も多いと思います。
そんな飲食店だからこそ、少しでも手間を省き、なおかつミスなく効率よく予約管理が行える予約システムを導入することは、非常にメリットがあります。
では、具体的にどのようなメリットがあるのかご紹介します。
1.気軽に予約してもらえる
まずメリットとして大きいのが、お客様にとってのメリットです。
当然ですが、予約システムを用いたネット予約なら、電話をしたり、店頭まで行く時間や手間がありません。営業時間を気にする必要や、電話に出てもらえないかもといった心配をする必要もありません。
24時間365日予約受付可能になります。
スマホやパソコンから、通勤の時間や、お家での少し手が空いている時間に、簡単かつ短時間で予約が可能です。
ある調査によると、電話予約は朝10時をピークに午後7時頃までに行われるのに対して、ネット予約のピークは夜10時と言われています。
そのため、特に繁忙時間中や営業時間が終わった夜中などで、電話対応できない時間帯の予約需要を取り込むことが出来ます。ネット予約という選択肢を持っておくだけで、予約件数を増やすことに繋がる可能性があります。
2.予約の受付や管理の手間が省ける
予約の受付方法には、電話や店頭での予約・メールでの予約・近年増えているSNSのダイレクトメッセージによる予約などが存在します。
電話では常に電話に出れるスタッフを配置しておく必要があったり、個人事業主の方やスタッフ数が少ない店舗ですと、そもそも仕事中に電話に出れなかったりします。
メールやダイレクトメッセージだと、営業時間中だと忙しくて確認できず、営業時間外に確認をする必要があったり、さらに予約件数が増えてくると、更にその手間が増え、スケジュールの確認漏れなどでうっかりダブルブッキングをしてしまう可能性もあります。
予約システムならそういった作業を効率的に、かつミスなく可能です。
ネット上で予約を自動で受付処理してくれたり、システムによっては予約確定の確認メールや、予約のリマインドメールを自動で送り、お客様のドタキャンや、予約忘れを防いでくれたりします。
3.簡単にスケジュール調整ができる
自分で予約受付可能な日時や、定員数を登録すれば、予約システムが自動でお客様から来た予約を受付してくれます。
定員数を超えた場合に自動で受付終了してくれたり、承認制の予約にも対応している予約システムもあります。
ダブルブッキングを防ぐことができ、さらに予約が来るたびにスケジュールを確認し調整するといった必要がないため、予約日程の調整に多くの時間を使っている方には非常にメリットを感じやすいかもしれません。
4.支払いや売上管理がらくになる
近年では多くの予約システムに、予約時に事前決済ができる機能があります。
お客様にとっては、サービス提供時に会計のやりとりをしなくて済むといったメリットがありますが、サービス提供者にとっても以下のようなメリットがあります。
- 予約キャンセルを減らせる
- 集金や会計などが簡単で、しかも後からの確認も楽チン
- お釣りを準備する必要などがない
- 会計でお客様とスタッフの接触を減らせて、感染症対策に繋がる
そのため、毎回集金する手間やを感じている方や、売上管理に煩わしさを感じている方には、メリットを感じやすいでしょう。
また、事前に決済ができれば、無断キャンセルの数を減らすことにも繋がります。
飲食店運営が予約システムを導入する際にチェックすべきポイントはこれ！
飲食店で予約システムを導入するに当たって、確認するべきポイントを具体的に紹介します。
利用料の負担が大きくないか
世の中に存在する様々な予約システムのほとんどが、利用料が発生します。
安い利用料で使おうと思っても、受付ができる予約数に上限が設けられていたり、便利な機能の一部は使えなかったりするのが一般的です。
結局不便なく予約システムを使おうとすると、月額で数千円~3万円。年額にして30万円以上になる場合も珍しくありません。
さらには年間契約のシステムも多い為、一度契約して期待していたものと違ったからやめる。といったことが現実的に困難なケースも存在します。
基本的には予約システムの多くは、複数スタッフの方がいらっしゃるような店舗系の法人や、中規模以上のチェーン店舗を想定した、機能と価格設定になっています。
また、大手の予約サイトでは送客手数料がかかることが多く、予約サイトを介して集客をすればするほど、毎度手数料がかかってしまいます。そういった送客手数料に支払う金額に対する費用対効果もよく計算しておくことも重要です。
本当に支払い続けられる価格かどうか、確認し、お試し期間があるサービスならまずそちらを使ってみることをおすすめします。
日常的に使ってもストレスない使い心地か
前述の通り、予約システムは想定される利用シーン（一定規模以上の店舗運営・チェーン店舗運営）から、パソコンからでないと利用ができない設計となっていることが一般的です。
パソコンを持っていない方や、パソコン作業をする時間的な余裕のない方には非常に不便な点です。
予約の確認や自身のサービスの確認をする時にも、わざわざパソコンを開いて確認しなくてはならず、パソコンを利用することに不慣れな方ですと、簡単にすぐに確認ができないなんてこともあります。
また、飲食店では水や粉、油など、パソコンにとって避けるべき環境が多いことや、そもそも置くスペースが無いこともあります。事務所にパソコンを置いたとしても、常にチェックできるわけではありません。
そのため、持ち歩きやすく通知が来てチェックしやすい、スマホ対応の予約システムがおすすめです
スマホで予約管理ができるサービスも増えてきていますが、基本はPCを想定されており、スマホでも一応使えるけど、使い心地やデザインが最適ではないものばかりです。
人によっては、LINEやTwitterなどといった日常的に使うサービスよりも、仕事で予約システムと接している時間が長い可能性があります。
その為、ストレスをなるべく感じない使い心地かどうか、お試し期間やフリープランで日々利用して確認しておくことは非常に重要です。
店舗のコンセプトや客数に応じた機能か
店舗の規模が30席以下で、スタッフ数も少数で経営している店舗で、リッチなダイレクトメール機能や集客に力をいれた予約システムを入れてしまったり、逆に日々予約が多いのに予約受付可能数に上限がある予約システムを入れてしまうと、店舗の規模や経営スタイルに合わない機能ばかりになってしまうなんてこともあります。
先述したように、予約システムは高額なことが多いため、失敗してしまうと非常に痛手になります。
かならず機能表の確認や、予約受付上限数を確認するとともに、自身のお店の経営において、本当に必要な機能は何なのか、逆にいらない機能は何なのかをはっきりさせておくことが非常に大切です。
本当に必要な機能は何なのかを見定める方法を、以下の記事の『▼スモールビジネスが予約システムを導入する際に、どんな点を確認した方がいいの？』に書いていますので、よろしければ読んでみてください。
無断キャンセル等の対策ができるか
長年問題となっている予約のドタキャン、無断キャンセルに対しての対策も大切です。
大手の予約サイトで、ポイントを不正に取得しようと大人数で予約してそのまま来店しなかった方がいたり、気軽に予約ができてしまうあまり、悪意がないつもりでも予約したこと自体を忘れたりキャンセルし忘れる方がいるという実態が、度々問題視されています。
お客様側から気軽に予約しやすく集客にもつながる一方で、気軽さゆえのデメリットも垣間みえてしまうネット予約ですが、サービスによってはそれらを対策できる機能や仕組みが備わっている場合もあります。
キャンセル料を必ず回収できる機能、予約リマインドメール機能や、事前決済機能など、お客様の無断キャンセルを減らせる機能がある予約システムがおすすめです。
飲食店運営で使いやすい予約システムはこれ！
TableCheck
飲食店用総合管理システム「テーブルチェック」は、予約管理、顧客管理もできる飲食店のための予約システムです。
飲食店経営で問題となっている無断キャンセル対策にも力を入れており、事前決済機能があることはもちろん、独自のwebサイトからのネット予約に対してキャンセル料の回収ができるキャンセルプロテクション機能がついています。
| 客席数30席以下 | 客席数31~100席 | 客席数100席以上 | |
| 初期費用 | ¥33,000 | ¥70,000 | ¥100,000 |
| 月額費用 | ¥13,000~ | ¥17,000 | ¥23,000 |
| 機能 | ・コンタクトレス決済(非接触型決済サービス) ・24時間電話予約自動受付 ・キャンセルプロテクション(キャンセル料回収機能) ・テイクアウト、デリバリー受付機能 | ・コンタクトレス決済(非接触型決済サービス) ・24時間電話予約自動受付 ・キャンセルプロテクション(キャンセル料回収機能) ・テイクアウト、デリバリー受付機能 | ・コンタクトレス決済(非接触型決済サービス) ・24時間電話予約自動受付 ・キャンセルプロテクション(キャンセル料回収機能) ・テイクアウト、デリバリー受付機能 |
| 対応端末 | PC | PC | PC |
ひとつの予約システムで、ここまで多くの機能とサポートを取り揃えているサービスはなかなかありません。
予約管理以外にも顧客管理、集客などの手間を省きたいならおすすめのサービスです。
tol(トル)
tolは、個人事業主向けのスマホやタブレットで使える予約システムアプリです。
無料で約3分で予約用webページが作成が可能です。
パソコンがない方、予約システム導入に手間や時間や費用をかけたくない方、移動が多い方におすすめです。
有料のビジネスプランには、予約者様おひとりで複数人分予約できるグループ予約機能があります。
| スタンダードプラン | ビジネスプラン | |
| 初期費用 | ¥0 | ¥0 |
| 月額費用 | ¥0 | ¥3,180~ |
| 機能 | ・予約管理 ・予約リマインドメール自動送信 ・顧客台帳機能 ・顧客メモ機能 ・事前決済機能 ・予約プッシュ通知機能 | ・スタンダードプランの機能 ・グループ予約機能 ・オプション機能 ・SNSリンク機能 ・予約ブロック機能 ・オリジナルメール機能 ・追加質問機能 |
| 対応端末 | iOS/Android/iPad/タブレット | iOS/Android/iPad/タブレット |
無料で予約管理ができ、予約件数の制限もありません。
予約のリマインドメール機能や、予約したお客様の顧客情報を自動で蓄積する機能や、予約が入ったらスマホ端末にプッシュ通知をしてくれる機能も無料でお使いいただけます。
リザーブキーパー
電話連動機能のCTI機能が充実しています。セキュリティ対策も万全で、店舗の規模に関係なく使いやすいのが特徴です。
パソコンであればブラウザで、iPadであればアプリ経由でつかうことができます。
| 電話連動オプションCTI機能/自動応答オプション：なし | 電話連動オプションCTI機能/自動応答オプション：あり | |
| 初期費用 | ¥0 | ¥0 |
| 基本料金 | ¥3,300 | ¥11,000 |
| 店舗利用料金(1店舗あたり) | ¥5,500~ | ¥7,700~ |
| 機能 | ・web予約ページ作成 ・ホームページ作成 ・集計機能 ・SMS送信 ・Google口コミ促進 ・集計機能 | ・CTI機能 ・web予約ページ作成 ・ホームページ作成 ・集計機能 ・SMS送信 ・Google口コミ促進 ・集計機能 |
| 対応端末 | PC/タブレット | PC/タブレット |
特に充実しているのが電話連動オプションです。CTI機能では、着信と同時にお客様の予約履歴を確認しながら電話対応ができます。
また、あふれ呼対策と呼ばれる機能では、店舗の電話が話し中の場合や営業時間外で対応できない場合には、自動音声で一次対応をしてくれるため、予約の取りこぼしを防ぐことができます。
電話でのご予約や対応が多い方や店舗にはとてもおすすめです。
ヨヤクノート（新規受付停止中）
とてもシンプルで使いやすい予約システムです。申込書や、面倒な初期設定不要で、無料ですぐに始めることができます。
パソコンであればブラウザで、iPadであればアプリ経由でつかうことができます。
| 初期費用 | ¥0 |
| 月額費用 | ¥10,000~ |
| 機能 | ・予約台帳 ・予約ミス検知機能 ・ネット予約連携 ・顧客台帳 |
| 対応端末 | iPad |
様々なグルメサイトで入った予約情報を自動でヨヤクノートへ反映してくれるので、転記する手間や、その際のダブルブッキングなどのミスを防ぐことができます。
また、予約ミス検知機能があり、ダブルブッキング等のミスを検知し知らせてくれます。そのため、新人スタッフさんにも安心して予約業務を任せることができます。
シンプルに予約管理ができ、面倒な手続きなしですぐ使える予約システムを探している方におすすめです。
まとめ
せわしなく多くの業務をこなす必要がある飲食店では、予約システムを導入することで、様々な業務の負担を軽減させることができます。
飲食店で予約システムを導入する際は、
- 利用料の負担が大きくないか
- 日常的に使ってもストレスない使い心地か
- 店舗のコンセプトや客数に応じた機能か
- 無断キャンセル等の対策ができるか
この4点を確認しましょう。
個人事業主やスモールチームに使いやすい予約システムをつくってみました
スマホで予約用WEBページをすぐに作成
tolは、アプリから使える予約システムです。パソコン不要で、スマホやタブレットからアプリを使ってご利用いただけます。
予約用のwebページをスマホアプリからすぐ作成でき、ページのリンクを自分のホームページやSNS等に貼り付けて、「予約はこちらから」と記入すれば、誰でも簡単にネット予約を始めることができます。
必要な情報を記入するだけで、簡単に、無料で、すぐに予約用webページが作成できます。
これまでお客様と、SNSのダイレクトメッセージやメール、電話で予約のやりとりしていた方も、tolのアプリひとつで簡単にネット予約が始められます。
アプリ一つに充実の機能
予約を受けたお客様の情報をtolが自動で蓄積します。
蓄積されていく、お客様の連絡先や予約履歴が簡単に確認できます。
お客様の連絡先や予約したサービスを自分で記入したり、ノートやPCソフトを利用する必要はありません。
また、顧客メモ機能があり、生徒に関するメモを残しておくこともできます。
tolは、予約管理を行う予約台帳であり、顧客台帳としても機能します。
決済ができる
tolなら予約時にオンライン決済が可能です。
事前に決済ができることで、お客様からの無断キャンセルやドタキャンを防止できたり、お客様と直接接触することなく会計ができます。
予約のリマインドメールが送信可能
予約のドタキャンや、予約当日に来なかった…ということを防いだり、お客様に予約がちゃんとできていることを知らせる、予約リマインドメール機能があります。
予約した日の前日〜7日前まで選ぶことができ、提供するサービスに応じて好きな文章が設定ができます。
オンラインレッスンの場合、zoomのリンク等を添付して送信しておくととても便利です。
無料で使える
やはり個人事業主の方にとって負担や不安になるのが利用料の問題です。無料のプランを用意している予約システムの多くは、機能や月間の予約受付数に制限があったり、課金を強く促す電話やメールが送られてくることがほとんどです。
しかし、tolでは以上のような機能を誰でも無料でお使いいただけます。予約受付の件数に制限はありません。利用中の課金や料金の請求等はいっさいございませんのでご安心ください。
実際に使った方から、こんなお言葉をいただいております！
簡易な予約システムだが綺麗で新しい感じです。本当に3分でつくれます。無料でここまでできるのですから言うことなしです。
最近使い始めましたが、予約のリマインドメールを送れるのがすごく便利でした！
簡単な予約用のホームページ？みたいなのが立てられて、入ってきた予約をいい感じに捌けるのが良いですね
大変使い易いと思いました。
しかもわからないことが聞ける手厚いサポートはとても有難いです。
使ってみたい方いらっしゃれば是非以下のアプリストアからインストールよろしくお願いします。
▼こちらのQRコードからもダウンロードできます
▼「トルって結局どんなサービス？」というのが気になる方は是非、以下の記事を参照ください。▼
